Comment gérer sa comptabilité d’Office Manager ?

L’office manager freelance est amené à remplir de nombreuses obligations comptables tout au long de son activité. Le logiciel comptable Gest4U vous présente celles que vous ne devrez surtout pas oublier que vous soyez au régime de la micro-entreprise ou au régime simplifié.

Quelle est l’activité de l’office manager ?

La profession d’office manager freelance est riche et variée, elle permet d’occuper des fonctions allant de l’assistanat de direction à la gestion administrative et financière d’une structure. Pouvant être amené à travailler dans de nombreux milieux, l’office manager se doit de développer des compétences diverses telles que :

• Des connaissances en comptabilité, gestion, ressources humaines, juridique, etc.
• Un sens du relationnel accru
• Une capacité à travailler de façon totalement autonome
• De la rigueur et une disposition à savoir manager

En raison de la pluralité des missions qu’il peut avoir à effectuer (logistique, sécurité, gestion, communication, paie) l’office manager peut se spécialiser dans un domaine ou être parfaitement polyvalent. Ainsi, les office managers peuvent être regroupés selon des  codes métier différents (code NAF) et avoir des obligations comptables et déclaratives divergentes en fonction de ce dernier. Prestataires de services, il sont soumis à un seuil de chiffre d’affaires maximum de 70 000€ HT/an.

Le logiciel comptable Gest4U accompagne les office manager BIC et BNC dans leur comptabilité. Il se personnalise à leur activité en leur permettant de renseigner directement leur code APE dans l’application et en proposant les documents comptables et déclaratifs y étant associés.

Quelles sont les obligations comptables de l’office manager ?

L’office manager freelance au régime de la micro-entreprise

Quel que soit le statut de l’office manager (BNC ou BIC) ses obligations comptables restent les mêmes qu’il soit micro-entrepreneur,  micro-BIC ou micro-BNC. Par ailleurs, il ne sera soumis qu’à très peu de contraintes puisqu’il n’a pas à tenir de comptabilité auprès de l’administration fiscale au sens propre du terme.  Il se doit juste de respecter quelques règles et d’entretenir certains documents :

• Utilisation d’un compte bancaire dédié : au même titre que tous les professionnels indépendants il se doit d’utiliser un compte bancaire exclusivement dédié à son activité professionnelle. Ses mouvements bancaires personnels ne devront alors être gérés sur un compta bancaire différent. Il peut choisir d’utiliser un classique compte courant ou bien un compte bancaire professionnel.
• Tenue d’un livre des recettes : seule véritable obligation comptable de l’office manager freelance, le livre des recettes permet de retracer l’ensemble des recettes qu’il aura encaissées sur une année. Sa rédaction peut être facilitée par l’utilisation d’un logiciel comptable qui le génèrera automatiquement.

L’office manager freelance au régime simplifié

Même si les régimes de la déclaration contrôlée (BNC) et du réel simplifié (BIC) comportent plus de contraintes administratives, ils n’en restent pas moins légers en termes d’obligations comptables. Les usages à respecter restent simples :

• Création de livres comptables : il s’agira de l’entretien d’un livre des recettes et d’un registre des achats tenus sur l’année d’exercice de l’office manager indépendant.
• Entretien d’un tableau des amortissements et des immobilisations : ce document permet de répertorier quels sont les investissements réalisés par le professionnel et leur amortissement dans le temps.
• Compte bancaire dédié : rendu obligatoire par la loi, il permet d’éviter les fraudes et les éventuelles dissimulations de recettes.

Quelles sont les obligations déclaratives de l’office manager ?

Les obligations fiscales de l’office manager au régime de la micro-entreprise

Le régime de la micro-entreprise permet aux office managers de ne remplir que très peu d’obligations déclaratives. Ils peuvent ainsi se consacrer pleinement à leur activité et à leurs différentes missions sans trop se préoccuper de leur administratif.  Regroupant les micro-entrepreneurs, les micro-BIC et micro-BNC, ce régime propose différents types de déclarations selon leur statut :

• La déclaration 2042C PRO : elle est commune à tous les professionnels soumis au régime de la micro-entreprise. La déclaration de revenus 2042C PRO est annuelle et permet de déclarer l’ensemble des recettes encaissées par l’office manager sans distinction de ses revenus personnels. Elle devra être transmise auprès du centre des impôts auquel l’office manager est rattaché.
• La déclaration de chiffre d’affaires : elle ne concerne que les micro-entrepreneurs et peut être transmise auprès du portail des auto-entrepreneurs tous les mois ou tous les trimestres. On reporte dans sa déclaration de chiffre d’affaires les recettes encaissées lors de la période choisie,  les cotisations sociales à verser par le micro-entrepreneur seront calculées à partir de ces données.
• La déclaration sociale des indépendants (DSI) : elle n’est destinée qu’aux micro-BIC et micro-BNC et doit être adressée auprès net-entreprises une fois par an.  La déclaration sociale des indépendants permet de déterminer les cotisations sociales que devront verser les professionnels. Ils doivent indiquer sur ce document les recettes qu’ils auront encaissées dans l’année.

Les micro-entrepreneurs ont la possibilité de recourir au versement libératoire de l’impôt sur le revenu. Cette option leur permet de verser leurs impôts en même temps que leurs cotisations sociales et ainsi de mieux contrôler leurs charges. Pour en bénéficier il faudra toutefois respecter un certain nombre de règles. Cette option n’est pas ouverte aux micro-BNC et micro-BIC.

Les obligations fiscales de l’office manager au régime simplifié

Les obligations fiscales de l’office manager au régime simplifié diffèrent en fonction du régime sous lequel il exerce son activité :

• Office manager BNC : Déclaration contrôlée
• Office manager BIC : Réel simplifié

Cependant certaines des déclarations qu’il devra remplir sont communes aux deux régimes et selon les mêmes échéances.

Les obligations déclaratives communes aux deux régimes :

• La déclaration 2042 : même s’il déclare son chiffre d’affaires sur d’autres déclarations, l’office manager au régime simplifié n’est pas dispensé de la déclaration 2042. Il doit cette fois-ci y spécifier ses revenus personnels auprès de l’administration fiscale une fois par an.
• La déclaration sociale des indépendants (DSI) : ce formulaire adressé une fois par an auprès de net-entreprises permet de déclarer le chiffre d’affaires encaissé sur l’année. Il va permettre de calculer les cotisations sociales que le professionnel aura à verser.

Les obligations fiscales spécifiques par régime :

• La déclaration 2035 : la déclaration 2035 est réservée aux office managers exerçant leur activité en tant que BNC. Elle est transmise chaque année à l’administration fiscale et vise à l’avertir des comptes annuels de votre entreprise individuelle.
• La déclaration 2031 : elle concerner les office managers BIC et leur permet de déclarer annuellement leur résultat auprès de leur centre des impôts. Ils peuvent également déclarer les actifs qu’ils auront immobilisés au cours de l’année dans une déclaration 2033.

Gest4U vous accompagne dans votre comptabilité d’office manager

Nous savons que le quotidien d’un office manager est particulièrement mouvementé en raison du nombre de missions qu’il doit gérer. C’est pourquoi le logiciel comptable Gest4U peut devenir un allié de taille dans la gestion de votre administratif et de votre comptabilité. En synchronisant votre compte bancaire à l’application vous évitez la saisie manuelle de vos données et gagnez du temps. Vos documents comptables et déclarations se génèrent en quelques clics et l’ensemble de votre comptabilité est stockée sur une plateforme accessible partout et à tout moment.