Micro-entrepreneur : Comment remplir son registre des achats ?

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Document comptable obligatoire pour tout micro-entrepreneur, le registre des achats en micro-entreprise respecte plusieurs normes. Nous vous présentons dans cet article comment remplir ce document et les outils qui pourraient vous aider dans cette démarche afin de gagner du temps.

Qu’est-ce qu’un registre des achats ?

Le registre des achats ou livre des achats est un document comptable qui permet de recenser l’ensemble des dépenses engagées pour une micro-entreprise sur une année. C’est un cahier qui doit être établi selon des normes bien spécifiques car il est susceptible d’être contrôlé par l’administration fiscale.

Il est ainsi obligatoire d’y répertorier tous les achats engagés dans le cadre de la micro-entreprise peu important leur somme ou leur nature. N’importe quelle dépense engagée, qu’il s’agisse de fournitures de bureau ou d’un ordinateur, est éligible d’y figurer.

Le registre des achats est-il obligatoire pour les micro-entrepreneurs ?

Le registre des achats fait partie des obligations comptables du micro-entrepreneur. Il convient pour tout miro-entrepreneur exerçant une activité commerciale ou de prestation d’hébergement d’en produire un au cours de chaque année civile. Si votre activité consiste à fournir un hébergement, à vendre des marchandises, des fournitures ou des denrées à consommer sur place ou à emporter, vous serez donc concerné par un registre des achats.

Quelles sont les possibilités pour remplir son registre des achats en tant qu’auto-entrepreneur ?

Ce document comptable est réglementé et doit impérativement être conforme aux yeux de l’administration fiscale, il ne faut donc pas oublier un certain nombre d’informations. Organisé de façon chronologique il doit contenir les éléments suivants :

  • La date de paiement de la facture /de l’achat
  • La référence des pièces justificatives (notes, tickets, factures)
  • Le nom du fournisseur / vendeur auprès de qui l’achat a été effectué
  • Le mode de règlement de l’achat
  • Le montant de l’achat
  • La nature de l’achat

A noter : Il est important de conserver l’ensemble de vos pièces justificatives en cas de contrôle de l’administration fiscale (notes, tickets, factures).

Il est donc possible d’organiser son registre des achats d’auto-entrepreneur de la façon suivante :

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Afin d’obtenir un registre des achats qui conviendrait parfaitement à votre activité vous avez la possibilité de rajouter les colonnes que vous souhaitez en veillant bien à conserver celles qui sont obligatoires. Vous pouvez ainsi préciser la typologie de l’achat (matériel de bureau, informatique, etc.), ou encore la raison pour laquelle il a été fait (marketing, SAV, déplacements).

De même, il est impératif que chacune des colonnes obligatoires soit correctement remplie, aucune ne doit rester vide.

Sur quel support tenir son registre des achats ?

Tout comme pour le livre des recettes, la tenue de son registre des achats est libre pour le micro-entrepreneur. Il est en droit de choisir le support qui lui convient le plus et a le choix entre plusieurs options :

  • Le registre des achats sur Excel : C’est l’une des formes les plus courantes de registre des achats utilisée par les micro-entrepreneurs. Pratique et mobile, le fichier Excel permet de personnaliser facilement son document. Toutefois il ne sera pas idéal pour les personnes ayant du mal à s’organiser car il faut bien veiller à le remplir régulièrement pour ne pas accumuler du retard et passer plusieurs heures dessus.
  • Le registre des achats sur papier : Moins utilisé que le fichier Excel, le registre des achats papier n’est pas moins populaire auprès des indépendants. Il respecte les mêmes normes que le registre des achats sur Excel mais peut se révéler moins pratique au quotidien. En effet, n’étant pas dématérialisé il peut se révéler encombrant et implique une organisation encore plus rigoureuse.
  • La génération du registre des achats via un logiciel comptable : Le registre des achats peut désormais être automatiquement généré via des logiciels de comptabilité. A partir des informations collectées dans l’outil (transactions et justificatifs y étant associés), un document comptable normé est produit en quelques secondes. Une solution idéale pour les professionnels n’ayant que peu de temps à consacrer à leur administratif ou ayant peur de faire des erreurs avec une version manuelle du document.

Une règle doit cependant être respectée par tous les documents quels que soient leur support : le registre des achats ne doit pas être modifiable une fois enregistré.

Les autres obligations comptables du micro-entrepreneur ?

Parmi les obligations comptables du micro-entrepreneur on compte également la tenue d’un livre des recettes. Ce document permet de recenser l’ensemble des recettes générées par la micro-entreprise durant l’année, tout comme le registre des achats ce document est normé.

L’auto-entrepreneur se doit également d’effectuer l’ensemble de ses transactions professionnelles depuis un compte bancaire dédié. Qu’il s’agisse d’un compte courant ou d’un compte bancaire professionnel, il doit impérativement différencier ses transactions personnelles de ses recettes et dépenses professionnelles.

Nous attirons votre attention sur la tenue informatique de vos documents comptables. S’il n’est pas encore obligatoire pour un micro-entrepreneur de tenir de façon électronique ses documents comptables, la donne pourrait changer. C’est ce qui s’est passé pour les professionnels étant amenés à utiliser une caisse dans le cadre de leur activité. Ils sont désormais tenus d’utiliser un logiciel certifié pour éviter la fraude à la TVA et doivent ainsi tenir leur comptabilité de façon informatique. Une obligation qui pourrait éventuellement s’étendre à tous les micro-entrepreneurs dans le futur avec le rehaussement des seuils de chiffre d’affaires depuis le 1er janvier 2018.

Gest4U vous accompagne

Afin de vous aider à respecter vos obligations comptables, le logiciel de comptabilité Gest4U intègre un registre des achats. En synchronisant votre banque à l’outil, Gest4U récupère toutes les informations sur vos transactions nécessaires à la génération d’un registre des achats. Vous téléchargez en quelques clics un document rempli et aux normes sans perdre de temps. Plus besoin de passer des heures à renseigner vos informations dans un document Excel !

Un module spécifique pour le livre des recettes est également compris dans le logiciel comptable vous permettant de respecter l’ensemble de vos obligations comptables !

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