Pour certaines activités de prestations de service, proposer un devis aux clients constitue une obligation légale. Sont par exemple concernés par cette obligation, les activités liées à l’exécution de travaux (réparation d’équipements électriques, prestations de dépannage…), aux services à la personne, au déménagement et la prestation de santé. Mais au-delà de l’impératif légal, le devis est un gage de sécurité pour les clients et une preuve du professionnalisme de l’entreprise. Autant de points qui prouvent que la rédaction du devis ne doit pas être négligée. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de devis peut parfois s’imposer.
C’est quoi un devis ?
Un devis est document écrit que propose le professionnel à son futur client. Il contient généralement des précisions sur les prestations qu’il réalise et informe le potentiel client sur leur prix. Ce n’est pas à proprement parler un contrat mais il le deviendra une fois signé par le client. Quand il n’est pas signé, il peut être vu comme une offre de contrat engageant le fournisseur par rapport aux informations qui y sont indiquées (prestation, délai, prix…).
Malgré tout, le devis peut être limité dans le temps puisque le prix d’une prestation ou d’un produit change au fil du temps et de l’évolution du marché. C’est pourquoi il doit être actualisé au terme d’une certaine durée. En principe, le devis est gratuit, mais un professionnel peut proposer un devis payant lorsqu’un déplacement ou une étude plus approfondie sera nécessaire pour son établissement. Il arrive aussi que le professionnel propose de déduire le montant d’un devis de la prestation réalisée par la suite.
L’importance de la rédaction du devis
Le devis n’est pas un document anodin. En fait, son existence peut prévenir de nombreux malentendus dans les relations d’affaires. Il est tout aussi important pour le professionnel que pour le client :
Pour le professionnel
Pour le professionnel, un devis permet d’établir une meilleure relation avec les prospects. Il permet également de rassurer les clients dans la mesure où le devis précise la valeur du produit et des prestations hors taxe. Le devis est également un signe de professionnalisme et un outil efficace pour augmenter le taux de concrétisation d’un contrat : c’est un véritable argumentaire de vente.
D’un autre point de vue, le devis constitue pour le professionnel la preuve de l’existence d’un contrat (Cassation civile 3e, 20 janvier 2015, n° 13-251135) et un élément clé pour faire pencher la balance en sa faveur lors d’un litige avec un client pour non-paiement.
Pour le client
Pour le client, le devis va avant tout permettre de choisir le professionnel à engager. À partir du devis il va pouvoir comparer le prix proposé par différents professionnels pour une même prestation. En outre, le devis va lui fournir des informations sur les méthodes de travail de l’entreprise, sa réactivité et son professionnalisme.
Dans une certaine mesure, le devis va permettre au client de faire des économies. En sachant avec précision les différents postes de dépense, il pourra revoir à la baisse, voire même renoncer à certaines options pour entrer dans ces frais.
Les avantages d’utiliser un logiciel de devis
En raison de son importance, la rédaction d’un devis ne doit donc pas être négligée. Un bon devis, c’est-à-dire un devis conforme à la loi précis et personnalisé, aura certainement des impacts non négligeables sur votre image et donc sur votre activité. Un logiciel de devis peut grandement vous aider à la rédaction de vos devis.
Un devis plus précis
Depuis ces dernières années, le devis a connu des évolutions tant sur la forme que sur le fond. Pendant longtemps, le devis ne se résumait qu’à quelques lignes sur une page Excel. Aujourd’hui, les choses ont changé. Les clients accordent de plus en plus d’importance au design, à l’esthétique, mais surtout aux détails du devis. Il n’est plus rare de voir dans certains domaines, des devis qui peuvent atteindre une vingtaine de pages. Mais seul un logiciel de devis vous permet de rédiger facilement des devis précis avec tous les détails nécessaires.
Un devis personnalisé
Aujourd’hui, les clients attachent également une grande importance à la présentation du devis. Un devis bien présenté et bien cohérent est le signe que vous avez bien pris le temps d’étudier la demande et les besoins de votre client : c’est un véritable outil pour séduire des prospects. L’utilisation d’un logiciel de devis ou de facturation vous permettra de travailler les éléments du design de vos devis : logo, intégration d’images, etc.
Un gain de temps
Enfin, l’autre grand avantage d’un logiciel de devis est qu’il vous permet de gagner beaucoup de temps. Grâce à vos paramétrages (au moment de l’acquisition du logiciel), il vous est possible d’établir un devis en seulement quelques clics sans pour autant craindre d’éventuelles erreurs sur les totaux et les sous-totaux. C’est le cas du logiciel de devis en ligne Gest4U qui propose un module avec des documents créés en quelques clics, aux normes et téléchargeables au format PDF.
