Quand une entreprise choisit de tenir elle-même sa comptabilité, elle peut s’aider d’un logiciel comptable pour enregistrer les factures de ventes qu’elle émet et les factures d’achats qu’elle reçoit. Ce procédé appelé enregistrement comptable vise à rendre votre comptabilité simple, juste et aisément révisable lors de la mise en place de votre bilan. Le logiciel comptable Gest4U vous rappelle l’importance de la saisie comptable et vous décrit les bonnes pratiques à observer pour bien saisir une facture d’achat fournisseur ou une facture de vente client.
Saisie comptable des factures d’achat et de vente
Les flux importants qui impactent fortement l’activité de l’entreprise doivent être pris en considération dans vos comptes et faire l’objet d’une comptabilisation. En pratique, ces événements doivent engendrer une suite d’enregistrements d’écritures comptables. Le procédé d’écriture ou d’inscription est appelé « saisie comptable ».
Dès qu’elle reçoit ou transmet une facture, l’entreprise va l’enregistrer dans ses comptes, mais cet enregistrement ne va pas de soi. L’enregistrement de la somme perçue ou déduite doit être précédé de l’identification de la recevabilité à la TVA, c’est-à-dire l’inscription de son montant hors taxes (HT) et de son montant toutes taxes comprises (TTC). Ce n’est qu’après que l’entreprise pourra réaliser la saisie de la facture dans sa comptabilité.
D’une manière générale, la saisie des factures est une opération relativement simple lorsqu’on utilise un logiciel de comptabilité. Gest4U permet de saisir facilement les factures de vente grâce à son module de saisie complet rassemblant l’ensemble des mentions obligatoires des factures comme la date d’établissement de la facture, son numéro, le libellé de l’opération, les prix HT et TTC, etc. Si Gest4U ne propose pas de factures d’achats, il permet toutefois de ventiler ses dépenses et d’y ajouter des pièces justificatives comme votre facture d’achat afin de générer un registre des achats complet pour son utilisateur. Vos démarches comptables seront alors grandement facilitées.
Bonnes pratiques pour la saisie des factures d’achat ou de vente
Vérifier les comptes comptables utilisés
L’imputation comptable, c’est-à-dire le fait d’attribuer à un compte une opération, est d’une importance capitale et ne doit donc pas être négligée. Il faut donc bien veiller à vérifier vos données lors de la gestion de votre comptabilité. Le logiciel comptable Gest4U, associe pour vous les bons comptes comptables aux bonnes opérations afin de vous éviter la moindre erreur.
Gagner du temps avec la création de trames de saisie comptable
Avec un bon logiciel de comptabilité, l’intégration automatique des comptes dans l’écriture comptable est tout à fait possible. Grâce à cette solution, l’opérateur de saisie ne sera plus obligé de remplir le numéro de pièce ainsi que les montants, tout est fait automatiquement.
Paramétrer et organiser les pièces saisies
Si l’on veut une comptabilité exempte de toute erreur, il est important d’encoder et de classer correctement les justificatifs saisis à partir de la comptabilité. Une bonne saisie comptable implique donc :
- L’attribution d’un numéro à chaque enregistrement comptable ;
- Le classement logique des pièces comptables ;
