Obligatoire dans le cas d’une vente de bien ou d’une prestation de service, une facture pour auto-entrepreneur permet de constituer une preuve juridique et un justificatif pour sa comptabilité. Elle est toutefois soumise à de nombreuses règles que l’auto-entrepreneur se doit de respecter. Le logiciel pour auto-entrepreneur Gest4U, vous présente les règles à connaître.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document obligatoire lors de la vente d’une prestation de service ou dans le ou dans le cadre d’une comptabilité d’engagement. Elle permet de formaliser une vente entre un professionnel et son client. Elle viendra définir les conditions de la vente et encadrer légalement les deux parties en cas de contrôle fiscal (prix, type de produit ou prestation vendue, taxes éventuelles, etc.). La facturation d’un micro-entrepreneur est donc une étape à ne pas négliger et pour laquelle il faudra respecter un certain nombre de normes.
Pourquoi faire une facture ?
La facture est un élément indispensable de l’activité du micro-entrepreneur, elle lui permet de remplir plusieurs fonctionnalités :
- Fonction juridique : elle permet de prouver qu’une prestation a été effectuée ou qu’une marchandise a été vendue. Le vendeur peut ainsi exercer un droit de créance sur tout bénéficiaire qui n’aurait pas réglé le montant de la facture dans les temps exigés.
- Fonction commerciale : elle établit les conditions de la vente entre le vendeur et son client ainsi que le montant à payer.
- Fonction comptable : elle demeure un justificatif comptable pour le professionnel, notamment dans son livre des recettes.
- Fonction fiscale : elle justifie l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et permet le contrôle des impôts.
Comment créer une facture ?
Règles générales concernant les factures
Certaines règles générales sont à connaître et à respecter par les vendeurs pour tous les types de factures. Parmi celles-ci :
- La rédaction en français de la facture
- Le délai de transmission de la facture doit se faire au plus tard le jour de la livraison ou de l’exécution de la prestation
- L’impossibilité de supprimer ou de modifier une facture validée
- L’édition de la facture en deux exemplaires (un pour le prestataire et l’autre pour le client) en support papier ou électronique.
- L’émission de facture est obligatoire dans le cas de ventes à distance (vente par correspondance).
- La numérotation chronologique continue des factures
- La conservation des factures jusqu’à 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice
Quelles sont les sanctions en cas de facture irrégulière ?
Générer une facture lors d’une vente de bien ou d’une prestation de service est obligatoire. En cas de manquement à cette règle, le professionnel s’expose à une amende de 75 000€ lors d’un contrôle fiscal.
A partir de quel montant facturer ?
De même, le micro-entrepreneur, (selon son activité) peut être amené à avoir des clients professionnels comme particuliers. Selon la typologie du client auquel la facture aura été adressée, des spécificités peuvent exister.
– Le client professionnel : créer une facture est obligatoire dès qu’une vente de biens ou de service à lieu entre deux professionnels.
– Le client particulier : la facture est obligatoire dès qu’une prestation de service est supérieure ou égale à 25€.
Mention obligatoires
Lorsque vous éditez votre facture, certains champs doivent obligatoirement être mentionnés sur votre document quel que soit votre client.
- La date d’édition de la facture
- Le numéro de la facture (numéro unique)
- La date de livraison ou d’exécution de la prestation
- L’identité de l’acheteur (si votre facture est inférieure à 76€ cette mention n’est plus obligatoire).
- L’identité de l’entrepreneur
- La désignation de l’opération et un décompte détaillé des produits vendus ou des prestations effectuées. (Ce champ peut être ignoré si un devis à préalablement été fait et accepté par le client).
- Le prix unitaire et global
- La majoration de prix
- L’exonération de TVA (si le micro-entrepreneur ne dépasse pas la franchise en base de TVA)
- La remise de prix éventuellement pratiquée
- La somme totale à payer
La numérotation des factures est un point capital, elle permet de tracer chronologiquement les ventes du professionnel. Il est donc obligatoire de les numéroter dans le cadre d’une chronologie continue, c’est-à-dire sans « trou » dans le temps. Par exemple, il n’est pas possible d’avoir une liste de factures passant du n°4 au n°6 ; il faudrait impérativement qu’une facture n°5 ait été éditée. De même, un numéro de facture est unique, il ne peut donc pas correspondre à plusieurs factures en même temps. Vous pouvez par exemple choisir une numérotation séquentielle simple (1, 2, 3, 4, 5…etc.) ou une numérotation avec un préfixe (2018-01, 2018-02, 2018-03, etc.).
Mentions spécifiques
Certaines mentions sur votre facture peuvent en revanche être facultatives ou spécifiques à la typologie de votre client (professionnel ou particulier). Vos factures doivent donc être adaptées à la vente que vous allez effectuer et à son client.
Le client professionnel
- Délai de paiement (date maximum prévue pour le règlement)
- Taux des pénalités de retard
- Montant de l’indemnité forfaitaire
- Mention de l’assurance professionnelle (si le vendeur a souscrit une assurance professionnelle)
Que faire en cas d’erreur de facture ?
Une fois la facture émise il est impossible de la supprimer ou de l’éditer. Une suppression de la facture génèrerait un « trou » dans la chronologie continue des factures et une modification pourrait être assimilée à une falsification de la facture d’origine.
Dans le cas d’une modification de facture, le professionnel est dans l’obligation d’obtenir l’accord du client pour laquelle elle a été émise. Il devra, une fois l’accord obtenu, facturer à nouveau son client en lui adressant une nouvelle facture en remplacement de celle précédemment émise (en faisant référence au numéro de facture de celle qui aura été annulée).
Dans l’éventualité où le vendeur aurait oublié une remise proposée au client il est possible d’établir une note d’avoir. Cette note d’avoir permet d’accorder une remise à postériori en faisant référence à la facture initiale. La note comporte moins d’informations obligatoires qu’une facture, il faut cependant mentionner : la date, le nom et l’adresse de l’entreprise, le nom du client, la date et le lieu d’exécution de la prestation de service, le décompte détaillé en prix pour chaque prestation de service ou bien vendu et le montant total à payer.
Mode de paiement d’une facture
La mention du mode de paiement pour le client n’est pas obligatoire sur une facture, il existe toutefois plusieurs modes de règlement possibles :
- Chèque
- Espèces (jusqu’à 1000€ maximum)
- Virement bancaire
- Effet de commerce (lettre de change ou billet d’ordre)
Gest4U vous accompagne dans la création de vos factures et devis
Il est commun, lorsque l’on se lance dans le statut d’indépendant, de réaliser ses modèles de facture sous fichier Word ou Excel ; une solution peu onéreuse mais souvent fastidieuse. Le logiciel de devis et de facturation pour auto-entrepreneur Gest4U, vous permet de profiter d’un outil de génération automatique de factures. Une fois les informations (nom, adresse, siret, etc.) de votre micro-entreprise renseignées dans l’outil, vos modèles de factures sont automatiquement créés et vous n’avez plus qu’à renseigner les champs concernant votre client et vos prestations. Votre facture sera ensuite automatiquement sauvegardée dans l’outil et téléchargable au format PDF. Vous n’aurez plus qu’à la transmettre à votre client !
Mais le logiciel de facturation en ligne Gest4U embarque aussi des fonctionnalités de gestion commerciale ultra simplifiées. En effet, vous pouvez, directement depuis la solution, lier vos factures à vos transactions bancaires ou encore, voir en un coup d’œil quelles factures ont été réglées par vos clients.
