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06
Juillet 2018
Comptabilité

Comment gagner du temps dans la gestion de vos formalités administratives ?

Les tâches et formalités d’une personne travaillant en tant qu’indépendant sont nombreuses et chronophages : faire les comptes, préparer les déclarations, suivre les clients, suivre l’administratif et suivre l’évolution du chiffre d’affaires. Néanmoins, il est possible de gagner un peu de temps et par la même occasion, de gagner en performance en utilisant les bons outils et en repensant l’organisation de son entreprise. Pour vous aider, Gest4U, logiciel comptable, revient sur quelques méthodes à essayer pour gagner du temps dans la gestion de vos formalités.

Utiliser un logiciel de comptabilité

La gestion de la comptabilité est une activité qui peut prendre beaucoup de temps, surtout quand on ne s’y connait pas. Cela reste valable même pour les indépendants qui bénéficient de nombreux allègements de leurs obligations comptables et fiscales (statut d’entreprise individuelle). Néanmoins, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut changer cette situation.

Cet outil permet d’automatiser certaines tâches sans grande valeur ajoutée et dans une plus large mesure, donner à l’entrepreneur l’occasion de consacrer encore plus temps à son activité. En exemple, le logiciel comptable pour indépendants Gest4U permet de générer automatiquement les déclarations, les factures et devis ainsi que les livres comptables (registre des achats, livre des recettes, fichier FEC).

Concevoir une « To do list »

Utiliser un logiciel de comptabilité est bien évidemment insuffisant pour tenir ses formalités administratives si l’on ne se souvient même pas de ces dernières. C’est pourquoi il est judicieux de mettre en place un planning retraçant :

  • L’ensemble des obligations sociales qui pèsent sur vous : il est possible de tenir un agenda en ligne ou sur votre smartphone (certains logiciels de comptabilités peuvent cependant vous accompagner avec des alertes sur les échanges à ne pas oublier) ;
  • Les dépenses à faire et les recettes à collecter (sur la base de prévision) ;
  • Les moments où l’on va devoir se pencher sur le travail administratif ;

Déléguer certaines tâches

Quand les affaires marchent, on peut très vite se retrouver débordé : il faut répondre aux besoins de plus de clients tout en pensant à des moyens pour en trouver encore plus. C’est surtout le grand problème des professions libérales. Mais passé un certain seuil de débordement, il faut penser à déléguer certaines tâches à une tierce personne ou à un prestataire externe. Vous pouvez par exemple engager un assistant pour gérer vos rendez-vous ou pour s’occuper de la prospection.

Les priorités avant tout

Bien des gens ont la fâcheuse tendance à faire en premier les choses qu’ils aiment. C’est un comportement tout à fait normal. Le problème c’est que, dans bien des cas, les choses que nous aimons faire ne sont pas toujours les tâches les plus importantes. En conséquence, on perd du temps. Pour y remédier, au début de chaque journée il faut se poser la question : quelles sont les tâches les plus importantes à faire ?

Ce problème ne peut pas être résolu avec seulement un planning parce que les priorités d’une entreprise changent du jour au lendemain. Prioriser les choses les plus importantes signifie également s’y concentrer pleinement. En d’autres termes, évitez de faire des tâches en simultané. Des études scientifiques montrent que le cerveau humain met plus de 15 minutes pour se reconcentrer après avoir été interrompu. En fin de compte, essayer d’accomplir plusieurs tâches en même temps revient à perdre plus de temps que prévu.

Ne perdez plus de temps, optimisez votre comptabilité !

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