Depuis quelques années déjà, les logiciels de comptabilité en ligne ont le vent en poupe. Leur popularité est telle qu’ils s’accaparent aujourd’hui une partie relativement importante du marché des logiciels comptables. Gest4U revient aujourd’hui sur cette solution qui séduit tant les indépendants (professions libérales, micro-entrepreneur, etc…) ainsi que les TPE et les PME, en apportant des réponses à la question : qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?
Logiciel de comptabilité en ligne : les principales caractéristiques
Un logiciel de comptabilité en ligne est avant tout un logiciel comptable. Sa première fonction est donc de faciliter la tenue de la comptabilité d’une entreprise. Techniquement parlant, « il traduit en termes monétaires toutes les opérations effectuées par une entreprise (ventes, paiement des salaires, achat matériel…) ». Un logiciel de comptabilité en ligne présente quasiment les mêmes caractéristiques qu’un logiciel de comptabilité « classique ». La plus grande différence c’est qu’il est installé sur des serveurs gérés par un prestataire (l’éditeur du logiciel) et non sur le matériel informatique de l’entreprise.
On peut donc y accéder depuis n’importe quel PC ou Mac, pourvu qu’il y ait une connexion internet. Aujourd’hui, on peut trouver les logiciels de comptabilité en ligne en 2 modes : mode SaaS (Software as a Service) et mode ASP (Application Service Provider). La différence n’est pas évidente. Retenez juste que le mode SaaS offre plus de possibilités de personnalisation et permet de travailler avec un outil toujours à jour (une seule version mutualisée pour tous les utilisateurs).
Le logiciel de comptabilité en ligne constitue une alternative viable à l’achat d’un logiciel de comptabilité classique. C’est pour cette raison qu’il séduit tant les professions libérales, auto-entrepreneur, indépendants mais aussi les TPE et les PME. Il existe 2 grandes familles de logiciels de comptabilité en ligne : les logiciels généralistes conçus pour répondre aux besoins comptables les plus courants et les logiciels spécialistes conçus pour répondre à des besoins précis.
Que peut-on faire avec un logiciel de comptabilité en ligne ?
La première fonctionnalité d’un logiciel de comptabilité en ligne est de faciliter la tenue de la comptabilité d’une entreprise. Son utilisation nécessite donc la création et le paramétrage d’un plan comptable général, l’ouverture de journaux auxiliaires, la saisie d’enregistrements comptables et la réalisation de divers ajustements à la fin de chaque exercice comptable (comparaison avec les principes comptables).
Le logiciel de comptabilité en ligne permet de centraliser toutes les écritures saisies, facilitant ainsi l’établissement des comptes financiers (bilan, compte de résultat, annexe). À cette fonctionnalité peuvent être greffées d’autres : des fonctions à caractère fiscal (édition de liasse fiscale, aide au remplissage de la déclaration de TVA…) ou encore des fonctions liées à l’organisation interne de l’entreprise (édition de devis, suivi des règlements…).
Certains logiciels proposent des fonctionnalités qui leur sont propres. Pour Gest4U, c’est la synchronisation bancaire. Cette fonction permet une synchronisation en direct des données bancaires de l’utilisateur, facilitant ainsi la gestion de l’administratif. Son utilisation offre plusieurs avantages : gain de temps (saisie automatique, possibilité de consulter à tout moment l’état de la trésorerie…), limitation des risques d’erreurs (erreurs de saisie, calcul), simulation de l’évolution de l’activité à partir d’une analyse des transactions bancaires…
En somme, un logiciel de comptabilité en ligne est une solution plus accessible. Elle est principalement conçue pour les indépendants et micro-entrepreneur.
