Qu’il s’agisse de votre facture, de votre déclaration de chiffre d’affaire ou de votre registre des achats, tous ces documents doivent être conservés durant une période bien précise. Afin d’y voir plus clair dans les délais à respecter, nous vous proposons une liste à jour !
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
La loi impose la conservation de certains de vos documents comptables selon une durée déterminée pour respecter plusieurs objectifs. L’un d’entre eux concernera, par exemple, les contrôles des comptes et de l’administratif des professionnels par l’administration fiscale. Elle doit pouvoir retracer à tout moment le parcours comptable et fiscal de l’indépendant.
L’autre objectif de cet archivage des documents comptables réside dans la protection du professionnel et de ses clients. En effet, si un litige venait à apparaître entre les deux parties, des pièces comme un devis ou une facture pourraient servir d’élément permettant de les départager.
Les pièces comptables
En tant que professionnel indépendant vous êtes amené à produire plusieurs pièces comptables au cours de votre activité. L’ensemble de ces éléments devront tous être conservés durant une période bien précise, réglementée par le code du commerce. Les délais de conservation de ces pièces sont les suivants :
- Livre des recettes : dix ans à partir de la clôture de l’exercice
- Registre des achats : dix ans à partir de la clôture de l’exercice
- Journal de trésorerie : dix ans à partir de la clôture de l’exercice
- Factures client et fournisseur : dix ans à partir de la clôture de l’exercice
- Devis : un an à partir de la clôture de l’exercice
- Bon de commande ou de livraison : dix ans à partir de la clôture de l’exercice
Les documents fiscaux
Tout comme vos pièces comptables, les documents fiscaux que vous aurez produits au cours votre vie professionnelle devront tous être conservés et archivés. Ils respectent eux aussi des délais de conservation précis :
- Déclaration fiscale (avis d’impôt et justificatifs) : six ans
- Déclaration de revenus professionnels : six ans
- Cotisation foncière des entreprises : six ans
- Déclaration de TVA (et justificatifs) : six ans
- Taxe foncière : six ans
Les éléments d’assurance
Si vous détenez une assurance professionnelle ou que vous avez souscrit à une assurance de biens dans le cadre de votre activité, vous devrez conserver ces papiers durant une période déterminée :
- Assurance professionnelle (responsabilité civile, RC, exploitation) : à conserver pendant toute la durée du contrat et les deux années suivantes.
- Contrat d’assurance des biens : à conserver pendant toute la durée du contrat et les deux années suivantes.
Sur quel support conserver mes documents comptables ?
La loi n’impose pas de conserver ses documents sous une forme définie. Cependant, si vous décidez de numériser vos documents papier, les numérisations devront être parfaitement identiques au document d’origine. La durée de conservation du document restera la même une fois votre document transféré sur support digital.
Gest4U vous aide à conserver vos documents comptables
Le logiciel comptable Gest4U vous aide à conserver au quotidien l’ensemble des pièces comptables réalisées au cours de votre activité. S’il vous propose des outils vous permettant de les générer et de les télécharger facilement, il intègre également leur stockage. Ainsi vous pourrez retrouver en 2019 l’ensemble de vos pièces comptables réalisées en 2018 dans l’outil ! Disponibles à tout moment et en quelques clics, Gest4U conserve l’historique de votre comptabilité. Factures, livre des recettes ou journal de trésorerie seront donc toujours à portée de main !
Gest4U offre aussi la possibilité d’associer à vos factures ou à vos transactions bancaires des pièces jointes de votre choix. Vous pouvez ainsi lier certaines pièces comptables entre elles, ventiler vos transactions et enrichir votre livre des recettes avec l’ensemble des informations nécessaires.
