La gestion électronique de documents de votre expert-comptable : tout ce que vous devez savoir

Temps de lecture estimé : 4 minutes

La gestion électronique de documents de votre expert-comptable : tout ce que vous devez savoir

À l’heure où la facture électronique pousse les entreprises à accélérer leur digitalisation, il est important pour vous de choisir les bons partenaires et outils pour réussir ce chantier.

Pour rappel, c’est dès le 1er janvier 2026, que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, auront l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques.

Pour ce faire, toute entreprise se doit de bien être équipée, car qui dit facture électronique dit documents dématérialisés ! Alors où stocker de façon sécurisée tous ses documents numériques ? Existe-t-il des moyens pour fluidifier les échanges avec ses partenaires pour gagner du temps et éviter d’avoir une boîte mail pleine à craquer ? 

Votre expert-comptable peut vous apporter des réponses, car c’est là son rôle ! Il doit vous accompagner et vous proposer les bons outils pour amorcer votre transition numérique.

Votre expert-comptable et sa gestion électronique de documents

L’expert-comptable digitalisé

Les entreprises ne sont pas les seules à devoir bouleverser leur organisation pour passer au tout digital. Les experts-comptables aussi se doivent de mener ce projet de digitalisation ! Cela fait maintenant quelques années que la profession comptable a entamé ce tournant. En effet, son rôle étant d’accompagner les entreprises tout au long de leur vie, cette dernière doit se doit de toujours être en avance sur ces sujets. Cependant, tous les experts-comptables n’ont pas la même maturité digitale… 

Aujourd’hui, il va être très important pour vous, entrepreneur, de faire le bon choix en matière de conseil en digitalisation, et cela passe par le choix de votre expert-comptable.

Quoi de mieux qu’un expert-comptable moderne, digitalisé et surtout curieux pour vous accompagner ? En effet, plus votre expert-comptable sera connaisseur des actualités, des réglementations et des outils en matière digital, plus vous aurez de facilité à mener à bien votre projet de transition numérique. Il vous conseillera sur la manière de construire votre nouveau système d’information digitalisé et pourra même vous proposer des outils adaptés à votre métier. Un expert-comptable digitalisé, c’est aussi un expert-comptable plus disponible pour vous prodiguer les meilleurs conseils !

Enfin, parmi les solutions digitales du cabinet, une solution spéciale peut vous être très utile si votre expert-comptable vous la met à disposition : la GED (ou Gestion Électronique de Documents).

La GED de votre expert-comptable : votre outil de gestion de document quotidienne

Tout d’abord qu’est-ce qu’une GED ? 

Il s’agit simplement d’un espace sécurisé de stockage de documents. Elle peut être hébergée en SaaS, ce qui vous permet d’accéder à vos documents n’importe où et n’importe quand grâce à internet, ou en local sur votre serveur. 

En général, la GED que va vous proposer votre expert-comptable sera hébergée en SaaS, mais vous pourrez la synchroniser en local, sur votre ordinateur, pour plus de praticité. 

L’avantage de ce type d’outil, s’il vous est proposé par votre expert-comptable, c’est qu’il va vous permettre d’échanger vos documents plus simplement avec le cabinet. La collecte des documents peut être automatisée ce qui vous fait gagner du temps dans la transmission des documents.

Il existe une GED en particulier, dédiée aux experts-comptables avec une vision d’outil quotidien pour les entreprises : il s’agit de la GED collaborative de Welyb.

Welyb : la seule GED de votre expert-comptable pensée pour vous entrepreneur

L’automatisation des flux de vos documents

Si votre expert-comptable vous propose une GED collaborative, alors vous avez tout gagné.

Welyb, c’est un portail cabinet en marque blanche, c’est-à-dire à la marque du cabinet, intégrant une GED collaborative.

Avec la GED de Welyb, vous n’avez plus besoin de vous soucier de la récupération de vos documents et de leur transmission à votre cabinet. L’outil s’occupe de tout : il collecte automatiquement vos factures, grâce à des connecteurs marchands, des mails de collecte ou encore à une application mobile de scannérisation, et il les stocke sur un espace sécurisé partagé avec le cabinet. 

Votre cabinet peut aller encore plus loin en vous proposant cet outil : il peut également vous permettre d’interconnecter tous vos outils (gestion d’entreprise, banques, SIRH…) afin d’automatiser tous les flux de vos documents. Ainsi, vous n’avez plus rien à faire avec vos documents, vous les retrouvez tous au même endroit, sur la GED, et vos outils les reçoivent automatiquement dont ils ont besoin pour mettre à jour vos données et vos tableaux de bord.

La gestion des droits d’accès et partages de documents pour une gestion de documents quotidienne

Enfin, un expert-comptable qui vous propose la GED de Welyb, vous propose un réel outil pour la gestion quotidienne de votre entreprise pour tous vos documents et ceux de vos salariés. Grâce à la gestion des droits d’accès, vous pouvez décider d’ouvrir les accès à vos dossiers à qui vous le souhaitez.

Ainsi, mis à part les dossiers comptables, accessibles à votre cabinet, vous pouvez choisir de créer des dossiers privés pour votre entreprise, ou encore des dossiers juridiques exclusivement partagés à vos avocats par exemple. Vous pouvez même créer des dossiers spécifiques à chacun de vos salariés, afin qu’ils y retrouvent et stockent leurs bulletins de paie.

Cela vous permet de ne pas avoir à payer en plus un espace de stockage pour votre entreprise, la tarification par votre expert-comptable sera certainement bien plus intéressante et l’outil plus adapté à vos besoins.

Dans un avenir où tous les documents des entreprises seront ou devront être dématérialisés, la gestion électronique de document va donc devenir un outil nécessaire pour votre gestion. En choisissant un expert-comptable digitalisé et en veillant à ce qu’il vous propose les bons outils, vous serez fins prêts pour 2026 !

Publié le 02 Mai 2022, par david Mazevet,

Dans Comptabilité, Logiciel, Vie d'entrepreneur

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