Comme auto-entrepreneur, vous devez faire face à bon nombre d’obligations légales et administratives. Editer des factures et des devis en bonne et due forme en fait partie. Pour vous aider dans cette tâche spécifique, vous pouvez faire usage d’un logiciel de comptabilité. Dans la suite de l’article, nous vous exposons quelques avantages à utiliser un logiciel de comptabilité.
Pourquoi avoir un logiciel pour ses devis et factures
Utiliser un logiciel pour éditer vos devis et factures facilitera vos tâches : pour au moins 4 raisons.
La première raison est de vous permettre d’éditer des documents respectant les normes et les réglementations en vigueur. Sur vos documents figureront automatiquement les mentions imposées par la loi (identification des entreprises, mentions liées à la TVA, délai de paiement, etc.).
Vous respecterez aussi la numérotation des factures suivant un ordre chronologique continu. Dans le cas où vous auriez à annuler une facture a posteriori, au lieu de la supprimer, vous pourrez établir un avoir afin d’annuler la facture en question.
Grâce au stockage en ligne, vous aurez accès à des factures bien classées. Depuis n’importe quel terminal (smartphone, ordinateur, tablette, etc.), vous pourrez en toute simplicité et à tout moment, consulter vos documents commerciaux.
Le deuxième avantage est de minimiser les erreurs. En automatisant certaines tâches, le logiciel de facturation vous permet de ne pas avoir à entrer un grand nombre de données. Ce soutien dans l’édition de documents limite le risque d’erreur. Par exemple, le taux de TVA est automatiquement reporté en fonction du client et des données qui sont sur sa fiche. Le logiciel est aussi à même de calculer automatiquement les montants hors taxes, la TVA et le montant TTC.
Le troisième avantage est de vous aider dans le suivi de votre chiffre d’affaires. Grâce à l’automatisation du suivi du paiement des factures, vous saurez à temps quel client doit être relancé en vue de vous payer. Une fois que la date de facturation est passée, vous recevrez des notifications indiquant quel client doit encore vous payer. Certains logiciels vous fournissent d’ailleurs des modèles de lettre de relance.
Comment changer la date de paiement de mes factures
Changer la date de paiement de vos factures suit une logique stricte. La réglementation en vigueur ne vous permet pas de changer à votre guise ces dates. Le seul cas où vous pouvez modifier la date d’une facture est permis lorsque votre facture est la dernière à avoir été éditée. Sinon, si cette facture est suivie par une ou plusieurs autres, alors il ne sera pas possible de changer la date de la facture à modifier.
Editer une facture est régi par des obligations légales et comptables : établir une numérotation chronologique de vos facturations en fait partie. En cas de contrôle des autorités fiscales, la numérotation de vos factures sera examinée.
La réglementation en matière de facturation est assez stricte et ne permet pas de changer la séquence chronologique de la facturation.
Comment ajouter un acompte dans une facture
Un acompte représente la somme d’argent que votre client vous verse avant la fin de la prestation ou de la livraison du bien.
Si vous recevez un acompte, vous devez l’enregistrer sur une facture, sauf exceptions (livraison intracommunautaire, transferts intracommunautaires exonérés de TVA comme la livraison d’un moyen de transport neuf, etc.). A part pour ces exceptions, il est obligatoire de délivrer une facture d’acompte.
Une fois la prestation terminée, ou le bien livré, vous devrez rédiger une facture tenant compte de l’acompte : y figureront le montant restant à payer ainsi que le montant de l’acompte déjà versé.
Comment comptabiliser une facture d’achat dans votre comptabilité ?
En tant que micro-entrepreneur, vous devez remplir deux livres : un pour les recettes et un autre pour les dépenses, les achats. Concernant les achats, vous pouvez mettre en place une comptabilisation de factures d’achats. Les logiciels de comptabilité vous aideront à ne pas oublier les éléments obligatoires lors de l’enregistrement de cette facture. Vos factures d’achat doivent correctement être enregistrées, encodées, comptabilisées et classées.
Les éléments suivants doivent être enregistrés : la numérotation de la facture d’achat, la date de création de la facture, le numéro du compte qui subit l’opération de débit et le libellé de l’opération (nature du flux). La colonne débit doit clairement être distinguée de la colonne crédit.
La solution Gest4U pour micro-entreprise
Gest4U a développé un logiciel de comptabilité en ligne adapté aux micro-entrepreneurs. Pour vous faciliter la tâche, Gest4U est à même de vous aider dans l’édition de devis et de factures respectant les normes réglementaires. Cette solution, gratuite et sans engagement, vous permet aussi de transmettre vos documents professionnels en quelques clics.
Simple d’utilisation, ce logiciel de comptabilité vous permet d’encoder, d’enregistrer, de classer et de stocker vos factures d’achat. Concernant les impayés, la solution Gest4U vous envoie des notifications dès qu’une lettre de relance doit être envoyée. En plus, un modèle de lettre de relance vous sera fourni.
Comment bien saisir une facture d’achat ou de vente ?
Si vous voulez vous renseigner, en savoir plus, sur comment bien saisir une facture d’achat ou de vente, n’hésitez pas à consulter cet article qui expose les spécificités d’une telle saisie : Comment bien saisir une facture d’achat ou de vente ?
