Créer un devis implique pour le micro-entrepreneur de respecter de nombreuses normes : règles générales, mentions liées à l’activité ou au montant de la prestation. Le logiciel de comptabilité en ligne Gest4U, vous présente comment réaliser facilement un document parfaitement conforme.
A quoi sert un devis ?
Un devis est un document qui permet de déterminer les conditions précises d’une transaction entre un client et son vendeur. Le devis, lorsqu’il est accepté et signé par le client, tient alors lieu de contrat entre les deux parties. Toutefois, un client n’est pas forcé d’accepter un devis, il peut solliciter plusieurs professionnels différents avant d’en accepter un.
Il n’est pas obligatoire de réaliser un devis avant chaque vente, mais il sera particulièrement recommandé lorsque le client ne peut pas directement accéder aux biens ou aux services proposés par le professionnel. Ce n’est donc pas le cas de la vente directe puisque les prix sont directement affichés sur les produits vendus.
Pourquoi faire un devis quand on est micro-entrepreneur ?
Réaliser un devis avant une vente comprend de nombreux avantages, il permet de protéger à la fois le professionnel et son client. En formalisant par écrit l’ensemble des tenants et aboutissants de la vente, les deux parties peuvent alors se prémunir contre toute forme d’incompréhension, ou de conflits une fois la vente formalisée :
- Pour le client c’est la possibilité de s’assurer de l’ensemble des prestations qui seront réalisées et de la façon dont elles s’organiseront (délai, ordre des prestations).
- Pour le professionnel, c’est l’assurance (une fois le devis signé par le client) que la prestation qu’il va réaliser lui sera bien payée dans les temps convenus.
De même, le devis peut offrir la possibilité au professionnel de justifier ses tarifs en apportant des précisions sur le nombre d’heures de travail à réaliser ou des frais éventuels de transport / d’acheminement des biens vendus.
La formalisation d’un devis garanti le sérieux et la bonne réputation de la micro-entreprise. Il établit ainsi une relation de confiance entre les deux parties. Il sera recommandé d’envoyer le devis dans un délai rapide après la demande du client, cela permet de convertir plus rapidement une vente et de montrer la réactivité et le sérieux du professionnel.
Ce document, une fois réalisé (approuvé ou non), devra être conservé pour une durée d’un an.
Quand est-il obligatoire de faire un devis pour un micro-entrepreneur ?
Plusieurs conditions peuvent entraîner l’obligation de rédaction d’un devis, elles peuvent dépendre du montant total de la vente ou de la typologie d’une prestation. A noter que le non-respect de l’information pré-contractuelle du consommateur peut entraîner une amende administrative jusqu’à 3000€ pour une personne physique.
Les prestations engendrant un devis obligatoire
Lors de la réalisation de certaines prestations, il sera obligatoire pour le professionnel de générer gratuitement un devis pour son client :
- Les travaux sur des équipements électriques, électroniques ou électroménagers : raccordement, installation, entretien et réparation.
- Les prestations de dépannage, de réparation, d’entretien pour de la maçonnerie, de ramonage, d’isolation, de menuiserie, de serrurerie, de couverture, de plomberie, d’installation sanitaire, d’étanchéité, de plâtrerie, de peinture, de vitrerie, de miroiterie, de revêtement de murs et de sols et de fumisterie et génie climatique- Les prestations de déménagement
- Les produits d’optique médicale (verres correcteurs, montures, lentilles de contact et matériels pour amblyopes).
Les montants engendrant un devis obligatoire
Si le montant total des ventes proposées au client dépasse la somme de 1500€ HT, il sera obligatoire pour un professionnel de réaliser un devis. Il existe également des exceptions de prix en fonction de certaines activités qui obligent la remise d’un devis au client :
- Service à la personne : prix total supérieur ou égal à 100€ TTC / mois
- Prestation de santé : prix total supérieur ou égal à 70€
Comment faire son devis ?
La rédaction d’un devis implique le respect de nombreuses normes, il peut s’agir de mentions obligatoires ou de mentions spécifiques à l’activité.
Les mentions obligatoires du devis
Le devis, quels que soient les prestations ou les biens vendus, doivent comprendre les mentions suivantes :
- Les coordonnées de la micro-entreprise : nom et prénom du micro-entrepreneur, adresse de la micro-entreprise.
- Le numéro SIREN de la micro-entreprise (il faudra aussi ajouter le numéro RCS pour les commerçants et le n° RM et leur département d’immatriculation pour les artisans).
- Les coordonnées du client : nom, prénom et adresse.
- La date de rédaction du devis
- Le numéro du devis
- La désignation des prestations de services et / ou produits vendus
- Le prix individuel des produits / prestations de service : formulés en HT (et en TTC si le micro-entrepreneur déclare de la TVA).
- Le prix total des prestations / produits facturés
- L’indication sur la TVA : si elle est applicable ou non (si oui, indiquer le numéro individuel d’identification à la TVA).
- La date de validité du devis
- La date d’acceptation du devis
Le document devra être signé de la mention « bon pour accord » ou « bon pour travaux » par le client pour être valide.
L’oubli d’une des mentions obligatoires peut engendrer 1500€ d’amende et jusqu’à 3000€ en cas de récidive.
Mon devis doit-il être payant ou gratuit ? Le devis est en principe un document gratuit en raison de sa dimension commerciale (il est là pour encourager la vente d’une prestation / d’un bien). Il peut toutefois être facturé au client en raison de frais engendrés lors de sa réalisation (analyse précises des besoins du client, déplacement). Le client devra toutefois être informé du montant du devis avant sa réalisation. Il est également possible, en tant qu’argument commercial, de déduire ultérieurement le montant du devis de la facture finale du client.
Lorsque la typologie d’une prestation ou son montant impliquent l’obligation de fournir un devis, il est alors impossible de faire payer ce document. Il devra obligatoirement être gratuit pour le client. Il est également obligatoire pour les activités relevant du bâtiment et de l’électroménager (dépannage, entretien, réparation) d’indiquer sur le devis s’il est émis à titre payant ou gratuit.
Si elles ne sont pas obligatoires, certaines mentions sont fortement recommandées lors de la rédaction de votre devis :
- Les modalités et la date de livraison de la prestation
- La date de paiement attendue
- Le montant des pénalités de retard
- Le prix horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre
- Les frais de déplacement éventuels dans le cadre de la prestation ou de la réalisation du devis.
Les spécificités métier du devis
Certaines activités impliquent l’obligation d’indiquer certaines mentions pour rendre le devis valide :
- Prestations de déménagement : le devis doit comporter l’indication du volume mobilier et le type de voyage prévu (organisé ou spécial).
- Artisans : l’assurance professionnelle du micro-entrepreneur doit être spécifiée sur le document. Il faudra préciser les informations suivantes : nom de l’assurance, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
- Service à la personne : il est obligatoire d’indiquer le numéro de la déclaration ou d’agrément du prestataire. De même si le client est mandataire du micro-entrepreneur, il faudra apposer la mention suivante : « Attention, dans le cadre d’un contrat de placement de travailleurs, le consommateur est l’employeur de la personne qui effectue la prestation à domicile. En cette qualité d’employeur, le consommateur est soumis à diverses obligations résultant notamment du code du travail et du code de la sécurité sociale. »
Convertir mon devis en facture ?
Une fois votre devis enregistré, envoyé et accepté par votre client, vous devrez convertir ce document en facture pour formaliser votre vente. Pour cela votre facture devra elle aussi respecter un certain nombre de normes.
Cependant les logiciels comptables en ligne intègrent souvent des fonctionnalités permettant de convertir facilement un devis enregistré en facture.
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Pourquoi un logiciel de facturation peut vous aider dans la rédaction de vos devis ?
Se tourner vers un logiciel de facturation peut s’avérer être une bonne solution pour réaliser ses devis en ligne quand on est micro-entrepreneur. Gest4U intègre donc un module de facturation vous permettant de réaliser rapidement et facilement des documents normés. Terminées les erreurs ou oublis pouvant engendrer des conséquences désastreuses ! Téléchargeables en quelques clics et au format PDF, vos devis sont disponibles pour vos clients dans les meilleurs délais.
Une fois votre devis validé par votre client, il vous faudra le convertir en facture. Avec le logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur Gest4U cette opération se fait en un claquement de doigts ! Vous n’avez qu’à cliquer sur « convertir en facture » pour qu’une facture normée soit automatiquement générée et téléchargeable au format PDF. Plus besoin de réfléchir à l’ensemble des normes à ne pas oublier lors de la transformation de votre document, Gest4U le fait pour vous !
