Tenir un livre des recettes fait partie des obligations comptables du micro-entrepreneur. Ce document, généré à partir des encaissements du professionnel, est simple à mettre en place. Nous vous présentons dans cet article les étapes à suivre pour produire un document aux normes.
Qu’est-ce qu’un livre des recettes ?
Le livre des recettes est un document comptable qui permet de regrouper de façon chronologique l’ensemble des encaissements de l’entrepreneur. Établi sur l’année civile, les encaissements qui y seront insérés ne devront pas être modifiés ou supprimés. Il permet à l’administration de contrôler les recettes réelles du professionnel et d’éviter les éventuelles dissimulations de recettes ou de fraude à la TVA.
Tenir un livre des recettes implique l’obligation de conserver ses factures et pièces justificatives pendant une durée de 10 ans minimum. De même, les encaissements qui y seront retranscrits devront tous avoir été enregistrés sur un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle de l’auto-entrepreneur.
Qui doit tenir un livre des recettes ?
Tous les professionnels indépendants (BIC et BNC) sont amenés à tenir un livre des recettes au cours de leur activité. Que vous soyez au régime de la micro-entreprise ou au régime simplifié, vous devrez constituer un livre des recettes en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Le livre des recettes est-il obligatoire pour les micro-entrepreneurs?
Tout micro-entrepreneur a pour obligation de tenir un livre des recettes, il fait partie des rares obligations comptables qui lui sont imposées. Pour rappel, le chiffre d’affaire annuel de l’auto-entrepreneur doit être compris dans les seuils de la micro-entreprise :
- Jusqu’à 70 000€ HT pour les prestations de service
- Jusqu’à 170 000€ HT pour les activités commerciales et prestations d’hébergement
Que contient un livre des recettes ?
Organisé de façon chronologique, le livre des recettes doit obligatoirement contenir les éléments suivants :
- Le montant et l’origine des recettes (le nom du client ou de la société mandataire)
- Le mode de règlement de l’encaissement : espèces, chèque, virement, etc.
- La référence des pièces justificatives : numérotation des factures, notes, tickets.
A noter : Il est interdit dans le cadre de toute activité de vente d’accepter un règlement en espèce de plus de 1000€. Un encaissement en espèces dépassant cette somme dans votre livre des recettes alertera donc l’administration fiscale.
Comment faire son livre des recettes ?
La première chose à retenir lorsque vous vous lancerez dans l’établissement de votre livre des recettes est qu’il nécessite une certaine organisation. Il ne sera pas nécessairement un casse-tête si vous pensez à régulièrement conserver vos justificatifs et à correctement ventiler vos transactions. Une fois ce réflexe acquis, la mise en place de votre livre des recettes ne devrait pas vous prendre plus de quelques minutes par jour.
Il vous suffira ensuite de qualifier chacun de vos encaissements avec les informations obligatoires : date de l’encaissement, référence de la pièce justificative, le nom de votre client, la nature de votre vente, son montant ainsi que son mode d’encaissement. Pour avoir une idée plus précise de ce à quoi il doit ressembler vous pouvez suivre le modèle suivant :
A noter : Si la plupart des encaissements qui seront référencés sur votre livre des recettes seront des montants individuels, il est possible dans certains cas particuliers de référencer des montants regroupant plusieurs paiements.
- Remise de chèque : Dans le cas d’une remise de chèque il est possible d’indiquer le montant total de l’encaissement regroupant plusieurs paiements. Afin qu’ils puissent tout de même être identifiés, en cas de contrôle par l’administration fiscale, vous devez lier en tant que pièce justificative le bordereau de remise de chèque contenant le détail des différents paiements (trace et origine).
- Paiements sur une même journée : Vous pouvez regrouper les ventes réalisées sur une seule journée en un seul encaissement si chacune de ses ventes ne dépasse pas individuellement le montant de 76€. Il vous faudra toutefois conserver le justificatif des différentes ventes et le lier à l’encaissement.
Sur quel support réaliser son livre des recettes ?
La façon d’organiser son livre des recettes est libre à chaque micro-entrepreneur. Il existe toutefois plusieurs options régulièrement utilisées :
- Comptable ou Expert-Comptable : Dans ce cas de figure le micro-entrepreneur ne constitue pas lui-même son livre des recettes. Il transmet tous ses relevés et mouvements bancaires auprès de son comptable afin qu’il établisse le livre des recettes. Attention cette méthode ne dédouane pas le professionnel de la conservation de l’ensemble de ses justificatifs.
- Papier : Des livres de recette lignés ou spécialement préconçus pour cela, permettent aux micro-entrepreneurs de consigner l’ensemble de leurs informations de façon manuscrite. Il ne sera cependant pas recommandé aux professionnels éprouvant des difficultés à s’organiser ou étant amenés à faire des déplacements fréquents. Il peut aussi être chronophage en termes d’organisation et peu facilement s’égarer.
- Fichier Excel : C’est la version digitale du livre de recettes élaboré sur papier. Le micro-entrepreneur reporte l’ensemble de ses encaissements sur un fichier numérique en prenant garde à conserver ses justificatifs. Cette option se révèle plus pratique car « mobile » mais elle ne correspondra pas aux personnes ayant peur de ne pas savoir s’organiser.
- Le fichier automatisé : Il est la plupart du temps généré par des logiciels comptables ou des logiciels de gestion à partir de vos transactions bancaires. Les informations sont automatiquement récupérées et classées dans un fichier informatique téléchargeable à tout moment. Il correspondra particulièrement aux personnes n’ayant que peu de temps à se consacrer à leurs obligations comptables (déplacements, rendez-vous multiples) ou ayant peur de faire des erreurs manuelles.
Les autres obligations comptables du micro-entrepreneur?
Le livre des recettes n’est pas la seule obligation comptable du micro-entrepreneur, il se doit aussi de tenir un registre des achats. Ce document comptable permet de tracer l’ensemble des dépenses engagées par l’auto-entrepreneur dans le cadre de son activité. Il devra contenir le mode de règlement des achats ainsi que leurs pièces justificatives.
Le livre des achats est obligatoire quand l’activité du miro-entrepreneur consiste à vendre des prestations d’hébergement, des marchandises, des fournitures, ou des denrées à consommer sur place ou à emporter.
Gest4U vous accompagne
Le logiciel comptable Gest4U vous propose de générer votre livre des recette pour auto-entrepreneur. A partir des encaissements récupérés dans le logiciel comptable, Gest4U constitue un document comptable chronologique et normalisé. Vous n’avez qu’à cliquer sur un bouton pour récupérer votre fichier correctement paramétré. Terminées les heures passées à retracer ses encaissements sur l’année et les erreurs de frappe, le logiciel le fait pour vous.
Même économie de temps pour la mise en place de votre registre des achats ! Le logiciel comptable Gest4u possède également un module vous permettant de le générer ce document comptable en quelques clics.
Enfin, le logiciel comptable Gest4U vous offre également la possibilité de consulter en un coup d’œil l’état de votre trésorerie. Visualisez en quelques secondes vos dépenses et recettes et anticipez les futures décisions pour votre auto-entreprise.
