Qu’il s’agisse de vous accompagner dans votre activité, d’apporter un regard neuf sur votre business ou la volonté de transmettre votre expérience, la présence d’un stagiaire dans votre micro-entreprise peut être un atout. Mais comment préparer sa venue et quelles sont les conditions à respecter ? Le logiciel comptable en ligne Gest4U, vous présente toutes les informations à connaître.
Stagiaires en micro-entreprise : quelles conditions ?
En tant que micro-entrepreneur, vous avez la possibilité de recruter un stagiaire qui pourra vous aider dans le développement de votre activité au quotidien.
Conditions d’éligibilité
Le stagiaire que vous allez accueillir doit impérativement suivre une formation scolaire ou universitaire dans l’objectif d’obtenir un diplôme ou une certification au moment de son recrutement. Toute personne inscrite dans un établissement d’enseignement (lycée, université, organisme de formation) peut donc être susceptible de postuler en tant que stagiaire au sein de votre micro-entreprise.
Le stagiaire que vous allez accueillir doit pouvoir bénéficier d’une expérience formatrice dans le cadre de son renseignement, il ne doit donc pas remplir les rôles suivants :
- Le remplacement d’un collaborateur ou le vôtre dans vos différentes missions ;
- L’occupation d’un poste fixe ;
- Parer au développement de votre micro-entreprise ;
- Occuper un emploi saisonnier.
En tant que structure d’accueil au stagiaire, vous devrez préparer son expérience au sein de votre micro-entreprise. Pour cela vous devez pouvoir lui faire réaliser des missions en accord avec son projet scolaire et vos besoins.
Conditions de prise en charge
La présence d’un stagiaire dans votre micro-entreprise implique pour vous le respect de certaines règles qui peuvent aller de sa rémunération à sa prise en charge au sens large.
Tout d’abord, il est important de noter qu’un stagiaire n’est pas un salarié, ce n’est donc pas votre rôle de gérer sa sécurité sociale. De même, vous bénéficiez d’une franchise de cotisations salariales et patronales sur sa gratification (rémunération) si celle-ci n’excède pas les 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Elles ne sont dues que si la rémunération est supérieure à ce seuil (sauf stagiaires de formation professionnelle continue, de formation à la recherche et d’associations à caractère pédagogique). Toutefois, vous êtes responsable de votre stagiaire pour les risques d’accidents du travail ou de maladie professionnelle.
Concernant la gratification de votre stagiaire, elle est obligatoire dès qu’il dépasse deux mois de présence dans la micro-entreprise (durée précisée dans la convention de stage). Elle doit être au moins égale à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale et est valable dès le premier jour du premier mois de stage (proratisée en fonction de sa date d’arrivée et de départ). Vous pouvez rémunérer davantage le stagiaire si vous le souhaitez, pour vous aider à faire le bon calcul, des simulateurs existent. En tant que garant du stagiaire au sein de votre micro-entreprise, vous êtes tenu de prendre en charge ses frais de transport.
Enfin, vous devrez impérativement fournir à votre stagiaire une attestation de stage certifiant sa présence au sein de votre micro-entreprise.
Conditions administratives
L’accueil d’un stagiaire n’implique pas de grandes contraintes administratives, seules quelques procédures sont à respecter pour être au clair auprès de l’administration :
- Signer une convention de stage tripartite et conserver son exemplaire ;
- Tenir à jour la liste de l’ensemble des conventions de stages reçues et conclues dans un registre (les classer par ordre d’arrivée en référençant bien les noms et prénoms des différents stagiaires) ;
- Ne pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément (structure avec un effectif inférieur à 20 personnes) ;
- La durée du stage ne doit pas dépasser six mois par année d’enseignement (ou 924 heures).
Un manquement à ces obligations peut engendrer un amende de 2000€ par stagiaire pour le micro-entrepreneur et jusqu’à 4000€ en cas de récidive.
Les avantages et inconvénients d’un stagiaire en micro-entreprise
Prendre en charge un stagiaire au sein de votre micro-entreprise peut vous apporter de nombreux bénéfices, toutefois il est également important de prendre en compte les tenants et aboutissants.
Les avantages
Intégrer un stagiaire à votre quotidien de micro-entrepreneur peut vous permettre de grandir en tant que professionnel. Différents avantages peuvent accompagner sa venue :
- Il vous permettra d’avoir un regard neuf sur votre micro-entreprise : au-delà de l’aide qu’il pourra vous apporter au quotidien, votre stagiaire pourra porter une vision claire sur votre situation. Cela vous permettra très probablement d’améliorer certaines de vos méthodes, d’en corriger d’autres et de vous dépasser dans le développement de votre activité.
- Vous bénéficiez de l’enseignement de votre stagiaire : selon son domaine d’apprentissage, les techniques apprises par votre stagiaire dans son établissement pourront vous aider. En effet, vous bénéficiez d’informations et de techniques « à jour » que votre stagiaire va pouvoir mettre à votre service.
- Pas de charges si le stage est inférieur à deux mois : un avantage qui profite aux deux parties puisque vous vous faites accompagner à moindres frais tandis que votre stagiaire profite d’une véritable expérience professionnelle.
- Pas de cotisations sociales à payer : si vous offrez le niveau de gratification minimum à votre stagiaire.
Les inconvénients
Quelques éléments ne doivent pas être négligés lorsque l’on songe à accueillir un stagiaire :
- Sa gratification est à vos frais : en tant que micro-entrepreneur vous n’avez pas la possibilité de déduire vos charges réelles de votre chiffre d’affaires. Il est donc important de penser ses coûts et de vérifier en amont si vous êtes en mesure d’accueillir un stagiaire pendant une période supérieure à deux mois (gratification obligatoire si le stage dépasse deux mois).
- Sa présence est limitée : le piège le plus fréquent est de considérer son stagiaire comme un membre à part entière de sa micro-entreprise. En effet, il ne peut être présent que jusqu’à 6 mois maximum au sein de votre structure, cela ne vous permet donc pas d’envisager une aide sur le long terme (sauf en cas d’embauche).
- Un investissement de temps : en tant que structure d’accueil de votre stagiaire, vous êtes tenu de lui proposer un apprentissage convenable et de lui transmettre votre savoir. Ainsi il vous faudra lui consacrer une partie du temps habituellement alloué au développement de votre activité. Si vos journées ont pour habitude d’être chargées, la prise en charge d’un stagiaire ne sera peut-être pas une bonne idée.
Gest4U vous accompagne dans votre comptabilité
Vous avez pris en charge un stagiaire, mais comment l’intégrer dans la comptabilité de votre micro-entreprise ? Notre logiciel comptable pour micro-entrepreneur vous aide à gérer ce nouveau paramètre de votre quotidien administratif. En se synchronisant avec votre compte bancaire, notre logiciel vous permet de déterminer rapidement quelle transaction correspond à quel type de charge. Ainsi vous pourrez facilement associer vos frais (gratification, prise en charge des repas) aux bons comptes d’imputation sans faire d’erreurs.
