La facture est un document comptable incontournable de la vie de tout micro-entrepreneur. Elle doit respecter un certain nombre de règles durant sa rédaction afin d’être validée en cas de contrôle. Parmi les éléments à ne pas négliger on trouve sa numérotation. Pour vous aider à établir des factures aux normes, Gest4U logiciel comptable, vous présente tous les éléments à prendre en compte.
Pourquoi numéroter ses factures ?
La numérotation des factures est une obligation légale pour tous les micro-entrepreneurs et professionnels indépendants. Cette règle a été mise en place afin d’éviter toute forme de fraude telles que les fausses factures ou encore une vente de bien (ou de service) non officiellement déclarée. Chaque micro-entrepreneur doit donc s’y conformer sous peine d’être assujettit à une amende lors d’un contrôle de l’administration fiscale.
Au-delà du cadre légal, la numérotation de ses factures permet surtout au micro-entrepreneur de mieux s’organiser. En numérotant ses factures il pourra plus facilement retrouver les informations qu’il recherche et dont il a besoin. La numérotation peut permettre un classement par année, par type d’activité ou de client.
Le principe de la chronologie continue
Chacune des factures des micro-entrepreneurs doivent respecter le principe de la chronologie continue. La chronologie continue signifie qu’il n’y a pas de « trou » dans le temps et dans la numérotation des factures, il est donc impératif que la numérotation choisie pour vos factures se suive. Des factures passant du n°10 au n°12 sans qu’un n°11 ai été créé entre les deux seront donc considérées comme non conformes au principe de la chronologie continue. De même, la facture n°10 doit avoir une date antérieure ou égale à la facture suivante.
Il est important de noter que le micro-entrepreneur n’est pas obligé de commencer ses factures par le numéro un. Il est possible d’établir sa première facture à partir du numéro de son choix, il faudra toutefois que les factures suivantes respectent la chronologie continue. On peut donc décider que sa première facture soit numérotée sous le chiffre six tant que les suivantes suivent un ordre chronologique logique (la suivante devra donc être numérotée n°7).
En plus du principe de la chronologie continue, le numéro de facture doit être unique. Il n’est donc pas possible d’attribuer plusieurs fois le même numéro à plusieurs factures différentes. L’utilisation de cette méthode peut être sanctionnée par l’administration fiscale et être considérée comme une fraude.
Tenir une chronologie continue de ses factures demande un minimum de rigueur. Ainsi, pour vous aider à maintenir le bon classement de vos factures, vous pouvez vous aider d’outils. Le logiciel de facturation pour micro-entrepreneurs Gest4U maintient automatiquement la chronologie continue de vos factures pour vous éviter les oublis et les erreurs.
Quel format choisir pour numéroter ses factures ?
La chronologie continue des factures ne vous empêche pas d’utiliser les formats de numérotation de votre choix. Vous n’êtes pas limité à une numérotation chiffrée et pouvez utiliser des lettres ou une combinaison des deux si vous le souhaitez. La seule condition est que ces combinaisons se suivent chronologiquement et logiquement. Il est donc possible d’utiliser les méthodes de numérotations suivantes :
- Par activité : si vous exercez une activité mixte vous pouvez décider de classer vos factures en fonction du type de prestation que vous aurez effectuée. Vous pouvez par exemple choisir la numérotation « Service-01 » ou « Vente-01 ».
- Par date : la numérotation par date est souvent réalisée en fonction de l’année calendaire ou même parfois avec une précision par mois. Par exemple, « 2018-23 » ou « 2018-Mai-06 »
- Par client : si vous avez une base de clients relativement fixe et pour laquelle vous effectuez des prestations régulières, vous pouvez décider de classer vos factures en fonction deux. Par exemple : « Client1-26 ».
- Par ordre de création des factures : c’est la plus courante, il s’agit de simplement suivre une suite logique de chiffres : « FA-01 » ou « Facture-01 ».
Il est possible pour le micro-entrepreneur d’utiliser un ou plusieurs systèmes de numérotation différents pour ses factures, le seul principe à respecter est de suivre une chronologie continue pour chacun d’entre eux. C’est celui qui est souvent utilisé pour le classement par année (« 2018-05-01 » pour une facture émise en 2018 et « 2017-05-01 » pour une facture émise en 2017), mais il peut convenir à d’autres systèmes de classement (par client ou par activité).
Certains logiciels de facturation en ligne permettent de gérer facilement plusieurs formats de numérotation de façon simultanée. C’est le cas de Gest4U qui vous laisse le choix de paramétrer votre numéro de facture tout en prenant en compte sa chronologie continue. Ainsi, si vous gériez déjà vos factures avant de vous inscrire sur l’application, vous pourrez commencer à créer vos factures en fonction du dernier numéro utilisé (et ce pour vos différents formats).
