Soumise à de nombreuses règles la facture est un document comptable qui fait partie du quotidien de tout indépendant. Le logiciel comptable Gest4U vous présente les informations essentielles à connaître : à quoi sert une facture ? Pourquoi est-elle indispensable ? Quelles sont les mentions à ne pas oublier ?
Facture : définition
La facture est un document comptable obligatoire qui permet de formaliser la vente d’un service ou d’un bien entre un client et un professionnel (micro-entrepreneur, freelance, indépendant). La facture vient encadrer légalement la transaction et peut servir de preuve pour les deux parties en cas de litige. De même, elle peut être demandée par l’administration en cas de contrôle fiscal. Elle doit donc être réalisée selon un certain nombre de règles pour être valide.
Pourquoi est-il important d’établir des factures ?
Obligatoire dans l’activité du professionnel indépendant la facture va remplir plusieurs fonctions selon la vie de son activité :
- Commerciale : elle détermine le bien ou la prestation ayant été commercialisés auprès du client. Elle offre aussi la possibilité au professionnel de réclamer toute somme n’ayant pas été réglée dans les temps par l’acheteur.
- Comptable : elle est un justificatif dans les documents comptables du professionnel, elle peut être répertoriée dans son livre des recettes, son registre des achats, etc. –
- Juridique : elle fait office de preuve qu’une prestation ou qu’un bien ont bien été commercialités. Le vendeur peut donc légitimement exercer un droit de créance en cas d’absence de paiement ou de retard quelconque.
- Fiscale : elle justifie auprès de l’administration le droit d’exercer de la TVA et permet le contrôle des impôts.
Une absence de facturation dans le cadre d’une vente de bien ou de prestation de service peut engendrer des pénalités pour le professionnel. Un manquement à cette obligation peut conduire à une amende pénale de 75 000€ et à un redressement fiscal.
Il est important de retenir que chaque facture doit être rédigée en deux exemplaires minimum (un pour le vendeur et l’autre pour l’acheteur) et devra être conservée 10 ans en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Quelles sont les mentions à ne surtout pas oublier ?
Pour vous prémunir d’éventuels litiges et afin que votre facture soit valable auprès de l’administration fiscale, vous vous devez de respecter certaines normes. Parmi les règles à respecter, certaines mentions obligatoires qui devront figurer sur votre facture quel que soit votre régime ou votre typologie d’activité :
- La date d’édition de la facture
- Le numéro (unique) de la facture
- La date d’exécution (dans le cas d’une prestation de service) ou la date de livraison (dans le cas d’une activité de vente)
- L’identité de l’acheteur (non obligatoire dans le cas d’une vente de moins de 76€)
- L’identité du professionnel commercialisant un bien ou une prestation
- L’adresse de livraison des produits / prestations vendues
- La désignation écrire des produits vendus et prestations effectuées (la mention peut devenir optionnelle dans le cas d’un devis préalablement signé par les deux parties précisant déjà ces informations).
- Le décompte détaillé (quantité et prix) de chaque produit ou prestation vendue
- Le prix unitaire (par produit / prestation) et le prix global
- La majoration de prix (livraison, emballage, etc.)
- La réduction de prix pratiquée (promotion, remise, etc.)
- Les informations liées à la TVA : une exonération de TVA ou bien le numéro de TVA intracommunautaire et le taux pratiqué.
- La somme totale à payer
- L’indemnité et le taux des pénalités de retard de paiement
- L’appartenance à une AGA ou CGA
En cas d’absence de l’une de ces mentions obligatoires, le vendeur s’expose à une sanction de 15€ par mention manquante par facture (amende limitée à un quart du montant maximum de la facture).
Le logiciel de facturation Gest4U vous accompagne !
Equipé d’un module de facturation et de devis, le logiciel comptable Gest4U vous permet de rédiger vos documents facilement et en quelques secondes. Vous pouvez désormais abandonner Word ou Excel pour un logiciel de facturation qui anticipe vos besoins :
- Pré-enregistrement de vos informations professionnelles
- Personnalisation de vos factures
- Suivi commercial de l’état de vos factures : payées ou en attente de paiement, en retard de paiement
- Téléchargement PDF et stockage de vos documents
Intégrant un module de devis tout aussi performant, le logiciel de facturation Gest4U vous permet d’être autonome dans votre prospection commerciale ainsi que dans la gestion de vos obligations comptables.
