Véritable hantise de chaque freelance, le retard de paiement est une étape à laquelle vous pourriez être confronté. Dans cet article, le logiciel de gestion Gest4U vous présente quels sont vos droits en cas de retard et comment vous en prémunir.
Retard de paiement : à partir de quand est-il calculé ?
Vous pouvez considérer que le paiement de votre prestation de service ou de bien est en retard dès le 1er jour de dépassement de l’échéance que vous aviez indiquée sur votre facture. Ce retard pourra être déterminé de plusieurs façons en fonction du délai de paiement que vous aurez obligatoirement défini sur votre facture.
Vous pouvez ainsi organiser votre délai de paiement selon les modes suivants :
- Par paiement comptant : c’est le mode de paiement le plus immédiat, votre client à obligation de payer le bien ou la prestation dès le jour de réalisation du service ou de livraison du produit. Il est généralement appliqué dans le cas de prestations courtes ou de vente directe.
- Par paiement à réception : ce mode de paiement implique que le client doit régler la prestation au moment de la réception de sa facture. Le paiement mettra donc généralement au moins une semaine en comptant le délai d’envoi et de réception de la facture.
- Par paiement avec délai par défaut : c’est le délai de paiement officiellement déterminé par l’administration, il est de 30 jours après l’exécution de la prestation ou de la réception des biens. C’est le délai qui s’appliquera automatiquement si vous n’avez pas déterminé d’échéance de paiement sur votre facture.
- Par paiement avec délai négocié : il s’agit du délai supplémentaire que vous pouvez appliquer pour le paiement d’une facture par rapport au délai légal par défaut. Il peut s’agir du paiement de la prestation jusqu’au 60e jour après sa date d’émission ou bien d’un délai de 45 jours fin de mois.
Dans le cas de vente de bien ou de services en franchise de TVA livrés hors de l’Union Européenne, le paiement peut intervenir jusqu’à 90 jours à partir de la date d’émission de la facture. Certains délais dérogatoires de paiement peuvent également intervenir en fonction du type de marchandises vendues.
Quelles pénalités appliquer en cas de retard de paiement ?
En cas de retard de paiement vous êtes en droit de réclamer des pénalités et des indemnités de retard auprès de votre client. Il vous faudra toutefois avoir affiché ces pénalités et indemnités sur votre facture afin qu’elles puissent être dûment réclamées.
Calcul des pénalités de retard
Il est possible de choisir deux types de taux pour le calcul des pénalités de retard de paiement :
- Le taux d’intérêt légal : c’est le taux de pénalités imposé par le code de commerce, il est de 0,86% (au 1er Semestre 2019) et ne doit pas être inférieur à 2,58% dans le calcul d’une pénalité. Il est donc généralement multiplié par trois pour atteindre ce taux minimum.
- Le taux de la Banque Centrale Européenne (BCE) : il s’agit d’un taux complémentaire non obligatoire pouvant être appliqué comme pénalité de retard. Il s’agit d’un taux minimum légal majoré de 10 points. Le taux de 2019 étant de 0%, le taux de la BCE atteint donc 10%. Il est généralement appliqué par les sociétés pour des clients professionnels et moins par les freelances.
Le taux devra être appliqué sur le montant TTC de la facture pour déterminer le montant de pénalités à payer par le client. Le taux appliqué est généralement annuel ou mensuel mais peut également être converti en taux journalier (multiplication du taux par le nombre de jours de retard écoulés), toutefois ce mode de calcul doit impérativement être précisé sur la facture d’origine et ne peut pas être modifié après son émission auprès du client.
Les indemnités de retard ou frais de recouvrement
Il s’agit de l’indemnité que vous pouvez demander en complément des pénalités de retard de votre facture, elle est fixée à 40€ par facture concernée. Elle devra obligatoirement être indiquée sur votre document au moment de son émission auprès de votre client et ne devra pas être rajoutée ensuite.
Elle s’applique dès le premier jour de retard de paiement (même en cas de paiement partiel de la facture). Cette indemnité est due par votre client, néanmoins vous avez la possibilité d’en faire cadeau en tant que geste commercial. Elle ne pourra toutefois pas être réclamée à votre client s’il se trouve dans une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.
Il est important de noter que les pénalités et indemnités de retard appliquées auprès de votre client ne sont pas soumises à la TVA.
Comment se protéger des retards de paiement ?
Un retard ou une absence totale de paiement sont la hantise de tous les entrepreneurs. Ils impactent immédiatement votre trésorerie et représentent parfois une perte de temps considérable sur votre activité. Plusieurs solutions peuvent donc s’offrir à vous pour limiter ce risque et vous prémunir en cas de litige :
- Rédigez un devis soigné : faisant office de contrat qui sera signé par vous et votre client, il permet de définir à la fois les prestations qui seront effectuées mais aussi leur mode de paiement et les pénalités encourues.
- Demandez un acompte de paiement : le règlement d’un acompte garantira un paiement si le projet demande beaucoup de temps et d’investissement de votre part. Il représente également le sérieux de votre client dans le paiement de ses frais.
- Envoyez votre facture rapidement : plus le projet est frais dans la mémoire de votre client, plus il sera enclin à régler votre facture rapidement. Il ne sera pas conseillé de laisser passer plusieurs semaines entre la réalisation de votre prestation et l’envoi de votre facture.
- Vérifiez que les coordonnées de votre client sont à jour : le non-paiement d’une facture se résume parfois à des coordonnées non exactes. Vérifiez bien que votre client sera en mesure de recevoir vos documents et qu’il puisse donc vous payer.
- Proposez plusieurs moyens de paiement : une sortie de trésorerie est toujours difficile, en proposant un mode de paiement qui convient à votre client vous faciliterez un règlement rapide de votre prestation.
- Indiquez vos coordonnées bancaires sur votre facture : cette information directement disponible sur votre facture évitera une perte de temps et permettra à votre client d’effectuer son règlement sans avoir à chercher l’information ou à vous la demander.
- Élaborez un plan de relance : il permet de ne pas oublier de relancer le client en cas de retard et de réitérer régulièrement ces relances en cas de prolongement du retard. Cela pourra vous garantir un meilleur suivi du dossier et de ne pas perdre de temps dans la gestion de vos factures. Un logiciel de facturation peut par exemple vous permettre de suivre le statut de votre facture (payée ou non payée).
