Un micro-entrepreneur a-t-il intérêt à se doter d’un logiciel de comptabilité ?

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En tant qu’auto-entrepreneur, un logiciel de comptabilité adapté vous permettra de répondre à vos obligations légales comme par exemple, réaliser vos factures aux normes ou encore faire votre déclaration de TVA. En résumé vous pourrez devenir un meilleur gestionnaire tout en répondant à vos obligations légales.

Notre article vous propose un petit tour d’horizon des raisons pour lesquelles vous, micro-entrepreneur, vous devriez vous pencher vers ces solutions de gestion pour gagner du temps et de l’argent.

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Répondre à ses obligations légales

Malgré la liberté d’organisation qu’offre le statut d’auto-entrepreneur certaines obligations légales doivent être respectées par tous. Les professionnels se doivent ainsi de produire des documents légaux aux normes (livre des recettes, registre des achats, déclarations de chiffre d’affaires) et doivent répondre aux exigences administratives (factures normées et utilisation d’un logiciel de gestion certifié). Focus sur ces obligations légales à ne pas négliger.

Les obligations d’ordre comptable

Le livre des recettes encaissées et un registre des achats

Si l’auto-entrepreneur peut tenir une comptabilité allégée en bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise, il est néanmoins obligé de tenir un livre des recettes encaissées. Ce document, qui permet de retracer l’ensemble des recettes encaissées au cours de l’année, doit comprendre : le montant et l’origine des recettes, leur mode de règlement ainsi que la référence des pièces justificatives (plus d’informations). Rassembler l’ensemble de ces informations au dernier moment n’est sûrement pas le programme que vous souhaiteriez réserver à l’une de vos soirées de weekend… mais que vous pourriez très certainement éviter avec un logiciel de gestion intelligent !

De même un registre des achats devient aussi obligatoire lorsque l’activité principale du professionnel consiste à vendre des marchandises ou à fournir des prestations d’hébergement. Là encore il faut regrouper de nombreuses informations concernant le détail des achats engagés : leur mode de règlement et la référence des pièces justificatives. Une tâche qui peut à nouveau s’avérer être un véritable casse-tête sans un outil pour vous sauver la mise. Qui n’a jamais égaré un ticket de caisse dans sa paperasse ou oublié une dépense professionnelle faite en fin de journée ?

Eviter les angoisses et réaliser des économies de temps seront à portée de main en utilisant un logiciel de gestion comptable. En choisissant un logiciel qui synchronise votre compte bancaire vous réalisez ainsi vos livres de recette et livres des achats en un claquement de doigt.

Paiement des cotisations sociales et de l’impôt

Parmi les obligations légales de l’auto-entrepreneur, la déclaration du chiffre d’affaire est incontournable. Cette déclaration d’apparence anodine peut facilement devenir un piège : erreurs de saisie et de calcul ou encore mauvaises lignes renseignées sont des erreurs courantes qui peuvent vous coûter cher. Ici encore des documents parfaitement aux normes et correctement remplis sont de rigueur pour l’administration fiscale. Une mission que vous pourrez réaliser sans stress et sans même y réfléchir grâce à un logiciel de gestion comptable. En synchronisant vos informations bancaires directement dans l’outil, il vous permet de produire des documents fiscaux normés et sans erreurs et même de simuler vos cotisations en cours d’année (ou un changement de régime).

Les obligations liées à la facturation

Mentions sur facture

Eléments incontournables du quotidien de l’auto-entrepreneur : les factures. Des documents qui, pour être aux normes vis-à-vis de l’administration fiscale, doivent comprendre certaines informations indispensables. Parmi ces mentions légales on trouve par exemple, le numéro individuel d’identification à la TVA, la numérotation des factures, la date d’émission de la facture ou encore le numéro Siren de la micro-entreprise. Et encore nous ne nous attardons pas sur les problématiques d’archivage et de numérotation des factures !

Une fois encore, pas facile pour un professionnel de savoir quelles informations ne pas oublier et sous quel format normé réaliser ces documents indispensables. Un logiciel comptable vous permettra à nouveau de réaliser cette mission en toute simplicité. En pré-remplissant les champs correspondant à votre entreprise et en intégrant les informations obligatoires, il vous permet de réaliser vos factures rapidement et facilement tout en respectant un format parfaitement légal. Si des logiciels de facturation spécialisés existent pour les micro-entrepreneurs, nous vous conseillons de choisir un outil tout-en-un qui vous permettra de réaliser l’ensemble de vos démarches administratives obligatoires : déclaration du chiffre d’affaires, livre de recettes et évidemment vos factures !

L’obligation d’un logiciel anti-fraude

Dans l’état actuel des choses un auto-entrepreneur au régime de la franchise en base de TVA n’est pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de gestion ou de comptabilité certifié anti-fraude. Néanmoins, en l’absence de précisions de la part de l’administration fiscale, nous vous conseillons de vous munir d’un logiciel qui répondra aux critères établis par la loi. En effet, elle imposera à partir du 1er Janvier 2018 aux logiciels de gestion, de caisse et de comptabilité des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données pour prévenir la dissimulation de recettes.

Autre raison pour laquelle nous vous recommandons de vous intéresser aux logiciels certifiés, l’évolution des seuils de l’auto-entreprise. Elle laisse à penser que les auto-entrepreneurs pourraient bientôt être amenés à reverser de la TVA. En effet, en cas de dépassement des seuils de la franchise en base de TVA (70 000€ HT pour les prestations de service et 170 000€ HT pour les prestations d’hébergement), ils seraient dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié.

A ne pas oublier : opter pour un compte bancaire dédié

Opter pour un compte bancaire professionnel lié à votre activité c’est :

  • Eviter de s’emmêler les pinceaux entre vos transactions pros et perso
  • Arrêter de perdre du temps à faire le tri entre dos différentes dépenses
  • Faciliter vos démarches fiscales en évitant les erreurs

Un choix qui n’est pas toujours évident ou automatique pour les auto-entrepreneurs débutant tout juste leur activité d’indépendants ou utilisant ce statut comme activité professionnelle annexe (VTC, Livreurs). Il s’agit néanmoins d’une décision qui vous permettra d’éviter d’éventuelles erreurs de comptabilité mais surtout de clarifier votre situation fiscale (obligatoire depuis le 1er Janvier 2015). Toutefois quelques logiciels de gestion permettent à leurs utilisateurs de différencier les opérations bancaires personnelles des transactions professionnelles afin de solutionner des erreurs d’inattention en quelques clics.

Devenir un bon gestionnaire

Si un logiciel de comptabilité peut faciliter votre quotidien, il vous permet surtout d’optimiser la gestion de votre trésorerie. En effet un bon auto-entepreneur se doit d’avoir un tableau de bord avec les chiffres clés de son entreprise à portée de main. Vous pouvez ainsi analyser vos dépenses et recettes de façon très précise. L’objectif, identifier en un coup d’œil quels sont les dérapages en cours ou à éviter, estimer vos bénéfices et analyser très rapidement votre indicateur de performance. Car réussir votre expérience entrepreneuriale c’est aussi et surtout votre capacité à récupérer et utiliser les bonnes informations au bon moment.

Parmi les outils utiles au pilotage et à l’organisation de votre activité : ceux permettant d’anticiper votre situation en cas de dépassement de seuil. Certains logiciels vous alertent en cas de dépassement de seuil et vous offrent une visibilité de la situation de votre entreprise si cette dernière était amenée à changer de statut. Là encore, une option indispensable pour vous permettre de gérer efficacement votre activité.

Gagner du temps

Utiliser un logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur c’est aussi gagner du temps ! Vous pouvez ainsi vous concentrer uniquement sur votre activité principale sans vous soucier des tracas administratifs. Possibilité de consulter sa trésorerie en temps réel, création de documents légaux obligatoires (factures, déclarations fiscales) en un clin d’œil, c’est ce que permet cet outil très complet. En effet, plus besoin de passer par des documents Excel ou Word qui vous obligent à saisir des données et augmentent le risque d’erreur. Vos documents sont générés automatiquement à partir de vos données bancaires.

Pour maximiser ce gain de temps de toutes les façons possible, nous vous conseillons donc de privilégier des solutions qui synchronisent automatiquement vos données bancaires et qui regroupent l’ensemble de vos besoins en gestion comptable (compte de résultat simplifié, imposition, déclarations, etc) et administrative (facturation, devis, etc). Un outil tout-en-un qui vous permet de limiter les tâches fastidieuses et de coordonner toutes vos obligations comptables au même endroit sera définitivement un atout pour votre activité !

Gagner de l’argent

L’une des plus grandes difficultés de l’auto-entrepreneur est de trouver de nouveaux clients, l’avantage d’un outil de gestion est de lui permettre de ne pas se préoccuper des évolutions législatives. Nombreuses et en constante évolution elles peuvent provoquer un sentiment d’incertitude : le développement de votre business ne doit pas être bloqué par ces contraintes. N’attendez plus, intéressez-vous aux outils vous permettant de vous affranchir de la réglementation et accordez votre temps aux bonnes préoccupations.

Une solution : Gest4U

Comme nous l’avons évoqué dans cet article, les logiciels de comptabilité pour auto-entrepreneur sont de parfaits outils pour se développer de façon sécurisée et en limitant ses coûts. Mais lequel choisir ? Nous vous proposons de découvrir Gest4U, une solution de gestion intelligente. Disponible en ligne, à tout moment et sur tous supports, elle vous permettra à l’aide de son intelligence artificielle de gérer votre comptabilité en toute simplicité. Gratuite jusqu’à 5000€ d’encaissement (puis 15€ HT / mois) elle vous aide à vous développer sereinement tout en profitant d’outils et de services qui vous feront gagner du temps et de l’argent. Rendez-vous en 2018 pour démarrer l’expérience Gest4U.

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