Micro-entrepreneurs : Qu’est-ce qu’une note de débours ?

Temps de lecture estimé : 2 minutes

Micro-entrepreneurs : Qu’est-ce qu’une note de débours ?

La note de débours est l’une des formalités par lesquelles vous pouvez passer en tant que micro-entrepreneur. Mais à quoi sert-elle et quelles sont les règles à respecter ?

A quoi sert la note de débours ?

Dans le cadre de vos prestations de service ou de ventes de bien, vous êtes sans doute amenés à avancer des frais pour votre client. Afin de vous faire rembourser la somme engagée, vous devez impérativement la formaliser à travers votre facture finale qui comprendra deux parties ; la première concernera vos prestations ou ventes de bien et la seconde, votre note de débours.Par exemple :

  • En cas de prestations de service: vous avancez le paiement de l’hébergement du site web que vous réalisez pour votre client. Votre facture inclura la prestation « création du site web » et une note de débours indiquant le montant avancé.
  • En cas de vente de bien : vous achetez un fauteuil que vous allez customiser pour votre client. Votre facture comportera la prestation « customisation du fauteuil » et vos frais de débours

Il est à noter que les débours ne sont pas pris en compte dans le calcul de votre chiffre d’affaires, seules les sommes liées à votre prestation ou à votre vente sont à déclarer auprès de l’administration fiscale. Non soumise à la TVA, votre client ne pourra donc pas vous demander de la déduire de l’achat.Voici les opérations qui peuvent parfois ressembler aux notes de débours mais qui n’ont ni le fonctionnement, ni les conséquences comptables

  • Les coûts d’achat: ils correspondent aux frais engagés pour réaliser concrètement votre activité. Il s’agit généralement de l’achat d’un bien que vous allez revendre avec une marge (ce qui n’est pas possible avec un débours).
  • Les remboursements de frais : ils sont à intégrer dans le cadre de votre prestation ; il peut s’agir par exemple d’une vente à distance dont les frais de port sont à inclure dans votre facturation.

Quelles sont les conditions à respecter?

Pour vous protéger et éviter les litiges, il est important de respecter certaines formalités pour réaliser une note de débours.

Dans un premier temps, vous devez impérativement établir un mandat de débours auprès de votre client. Ce document précise qu’un achat va être réalisé à son nom, dont la somme devra vous être remboursée (il faut y indiquer le type et le budget alloué). Ainsi, vous vous assurerez de son remboursement au centime près.

Dans un second temps, vous devez établir l’ensemble des factures d’achat au nom de votre client, qui en est le mandataire, et conserver tous les justificatifs afin de pouvoir les lui remettre et d’attester des sommes engagées (factures, notes, tickets de caisse).

Enfin, vous êtes tenus de garder une copie de toutes ces preuves d’achat afin de garantir votre propre comptabilité auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle. Dans votre livre de recettes, les débours sont à désigner comme tels.

Comment rédiger une note de débours ?

Elle doit contenir certaines informations obligatoires, comme :

  • Les coordonnées du client
  • Les coordonnées du fournisseur
  • La date, le libellé et le montant des débours réalisés
  • Les justificatifs des dépenses (adressés au nom du client)
  • Leur montant total

Ce dernier est à reporter sur votre facture en plus du total de vos prestations.Crédit photo : Designed by osaba / Freepik
Eléments d’illustrations :Designed by macrovector / Freepik

Publié le 05 Juin 2019, par Gest4U Admin Gest4U Admin,

Dans Auto-entrepreneur, Comptabilité, Devis & Facturation

Avez-vous trouvé cet article intéréssant ?

Cet article vous est proposé par Gest4U.

Simplifiez-vous la gestion avec Gest4U.

Choisissez Gest4U, la solution toute-en-une de gestion commerciale, comptable et administrative qui simplifie le quotidien des auto-entrepreneur et des professions libérales en BNC.

Essayez maintenant

Derniers articles du blog Gest4U.

Facture entreprise individuelle : rédiger une facture facilement Blog Gest4U

Facture entreprise individuelle : rédiger une facture facilement

Toute vente de biens ou de services par un professionnel doit donner lieu à l’émission d’une facture. Les entrepreneurs indépendants n’échappent pas à cette obligation.   Une facture est un élément …

Comment tenir son livre de recette ? Blog Gest4U

Comment tenir son livre de recette ?

Les micro-entreprises ont pour obligations de tenir un livre de recettes. Vous vous êtes peut-être posé plusieurs questions sans doute, par exemple, à quoi sert ce document ? Quelles informations …

Conseils pour créer votre auto-entreprise en partant de zéro Blog Gest4U

Conseils pour créer votre auto-entreprise en partant de zéro

Même si vous pensez qu’une excellente idée de produit ou de service avec une forte probabilité de succès est tout ce dont vous avez besoin pour créer votre auto-entreprise en …

Prêt à essayer ?

Créez votre compte en quelques secondes, commencez un essai gratuit et voyez par vous-même.

Essayer maintenant

Participez à une démonstration privée.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel? Informez-vous auprès de l'un de nos experts et participez à une démonstration privée.

Inscrivez-vous pour participer à une démo.