Micro-entrepreneurs : Qu’est-ce qu’une note de débours ?

La note de débours est l’une des formalités par lesquelles vous pouvez passer en tant que micro-entrepreneur. Mais à quoi sert-elle et quelles sont les règles à respecter ?

A quoi sert la note de débours ?

Dans le cadre de vos prestations de service ou de ventes de bien, vous êtes sans doute amenés à avancer des frais pour votre client. Afin de vous faire rembourser la somme engagée, vous devez impérativement la formaliser à travers votre facture finale qui comprendra deux parties ; la première concernera vos prestations ou ventes de bien et la seconde, votre note de débours.

Par exemple :

  • En cas de prestations de service: vous avancez le paiement de l’hébergement du site web que vous réalisez pour votre client. Votre facture inclura la prestation « création du site web » et une note de débours indiquant le montant avancé.
  • En cas de vente de bien : vous achetez un fauteuil que vous allez customiser pour votre client. Votre facture comportera la prestation « customisation du fauteuil » et vos frais de débours

Il est à noter que les débours ne sont pas pris en compte dans le calcul de votre chiffre d’affaires, seules les sommes liées à votre prestation ou à votre vente sont à déclarer auprès de l’administration fiscale. Non soumise à la TVA, votre client ne pourra donc pas vous demander de la déduire de l’achat.

Voici les opérations qui peuvent parfois ressembler aux notes de débours mais qui n’ont ni le fonctionnement, ni les conséquences comptables

  • Les coûts d’achat: ils correspondent aux frais engagés pour réaliser concrètement votre activité. Il s’agit généralement de l’achat d’un bien que vous allez revendre avec une marge (ce qui n’est pas possible avec un débours).
  • Les remboursements de frais : ils sont à intégrer dans le cadre de votre prestation ; il peut s’agir par exemple d’une vente à distance dont les frais de port sont à inclure dans votre facturation.

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Quelles sont les conditions à respecter?

Pour vous protéger et éviter les litiges, il est important de respecter certaines formalités pour réaliser une note de débours.

Dans un premier temps, vous devez impérativement établir un mandat de débours auprès de votre client. Ce document précise qu’un achat va être réalisé à son nom, dont la somme devra vous être remboursée (il faut y indiquer le type et le budget alloué). Ainsi, vous vous assurerez de son remboursement au centime près.

Dans un second temps, vous devez établir l’ensemble des factures d’achat au nom de votre client, qui en est le mandataire, et conserver tous les justificatifs afin de pouvoir les lui remettre et d’attester des sommes engagées (factures, notes, tickets de caisse).

Enfin, vous êtes tenus de garder une copie de toutes ces preuves d’achat afin de garantir votre propre comptabilité auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle. Dans votre livre de recettes, les débours sont à désigner comme tels.

Comment rédiger une note de débours ?

Elle doit contenir certaines informations obligatoires, comme :

  • Les coordonnées du client
  • Les coordonnées du fournisseur
  • La date, le libellé et le montant des débours réalisés
  • Les justificatifs des dépenses (adressés au nom du client)
  • Leur montant total

Ce dernier est à reporter sur votre facture en plus du total de vos prestations.

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