Micro-entrepreneur : Comment numéroter ses factures ?

La facture est un document comptable incontournable de la vie de tout micro-entrepreneur. Elle doit respecter un certain nombre de règles durant sa rédaction afin d’être validée en cas de contrôle. Parmi les éléments à ne pas négliger on trouve sa numérotation. Pour vous aider à établir des factures aux normes, Gest4U logiciel comptable, vous présente tous les éléments à prendre en compte.

Pourquoi numéroter ses factures ?

La numérotation des factures est une obligation légale pour tous les micro-entrepreneurs et professionnels indépendants. Cette règle a été mise en place afin d’éviter toute forme de fraude telles que les fausses factures ou encore une vente de bien (ou de service) non officiellement déclarée. Chaque micro-entrepreneur doit donc s’y conformer sous peine d’être assujettit à une amende lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

Au-delà du cadre légal, la numérotation de ses factures permet surtout au micro-entrepreneur de mieux s’organiser. En numérotant ses factures il pourra plus facilement retrouver les informations qu’il recherche et dont il a besoin. La numérotation peut permettre un classement par année, par type d’activité ou de client.

Le principe de la chronologie continue

Chacune des factures des micro-entrepreneurs doivent respecter le principe de la chronologie continue. La chronologie continue signifie qu’il n’y a pas de « trou » dans le temps et dans la numérotation des factures, il est donc impératif que la numérotation choisie pour vos factures se suive. Des factures passant du n°10 au n°12 sans qu’un n°11 ai été créé entre les deux seront donc considérées comme non conformes au principe de la chronologie continue. De même, la facture n°10 doit avoir une date antérieure ou égale à la facture suivante.

Il est important de noter que le micro-entrepreneur n’est pas obligé de commencer ses factures par le numéro un. Il est possible d’établir sa première facture à partir du numéro de son choix, il faudra toutefois que les factures suivantes respectent la chronologie continue. On peut donc décider que sa première facture soit numérotée sous le chiffre six tant que les suivantes suivent un ordre chronologique logique (la suivante devra donc être numérotée n°7).

En plus du principe de la chronologie continue, le numéro de facture doit être unique. Il n’est donc pas possible d’attribuer plusieurs fois le même numéro à plusieurs factures différentes. L’utilisation de cette méthode peut être sanctionnée par l’administration fiscale et être considérée comme une fraude.

Tenir une chronologie continue de ses factures demande un minimum de rigueur. Ainsi, pour vous aider à maintenir le bon classement de vos factures, vous pouvez vous aider d’outils. Le logiciel de facturation pour micro-entrepreneurs Gest4U maintient automatiquement la chronologie continue de vos factures pour vous éviter les oublis et les erreurs.

Quel format choisir pour numéroter ses factures ?

La chronologie continue des factures ne vous empêche pas d’utiliser les formats de numérotation de votre choix. Vous n’êtes pas limité à une numérotation chiffrée et pouvez utiliser des lettres ou une combinaison des deux si vous le souhaitez. La seule condition est que ces combinaisons se suivent chronologiquement et logiquement. Il est donc possible d’utiliser les méthodes de numérotations suivantes :

  • Par activité : si vous exercez une activité mixte vous pouvez décider de classer vos factures en fonction du type de prestation que vous aurez effectuée. Vous pouvez par exemple choisir la numérotation « Service-01 » ou « Vente-01 ».
  • Par date : la numérotation par date est souvent réalisée en fonction de l’année calendaire ou même parfois avec une précision par mois. Par exemple, « 2018-23 » ou « 2018-Mai-06 »
  • Par client : si vous avez une base de clients relativement fixe et pour laquelle vous effectuez des prestations régulières, vous pouvez décider de classer vos factures en fonction deux. Par exemple : « Client1-26 ».
  • Par ordre de création des factures : c’est la plus courante, il s’agit de simplement suivre une suite logique de chiffres : « FA-01 » ou « Facture-01 ».

Il est possible pour le micro-entrepreneur d’utiliser un ou plusieurs systèmes de numérotation différents pour ses factures, le seul principe à respecter est de suivre une chronologie continue pour chacun d’entre eux. C’est celui qui est souvent utilisé pour le classement par année (« 2018-05-01 » pour une facture émise en 2018 et « 2017-05-01 » pour une facture émise en 2017), mais il peut convenir à d’autres systèmes de classement (par client ou par activité).

Certains logiciels de facturation en ligne permettent de gérer facilement plusieurs formats de numérotation de façon simultanée. C’est le cas de Gest4U qui vous laisse le choix de paramétrer votre numéro de facture tout en prenant en compte sa chronologie continue. Ainsi, si vous gériez déjà vos factures avant de vous inscrire sur l’application, vous pourrez commencer à créer vos factures en fonction du dernier numéro utilisé (et ce pour vos différents formats).

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Pourquoi utiliser un logiciel de devis ?

Pour certaines activités de prestations de service, proposer un devis aux clients constitue une obligation légale. Sont par exemple concernés par cette obligation, les activités liées à l’exécution de travaux (réparation d’équipements électriques, prestations de dépannage…), aux services à la personne, au déménagement et la prestation de santé. Mais au-delà de l’impératif légal, le devis est un gage de sécurité pour les clients et une preuve du professionnalisme de l’entreprise. Autant de points qui prouvent que la rédaction du devis ne doit pas être négligée. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de devis peut parfois s’imposer.

 C’est quoi un devis ?

Un devis est document écrit que propose le professionnel à son futur client. Il contient généralement des précisions sur les prestations qu’il réalise et informe le potentiel client sur leur prix. Ce n’est pas à proprement parler un contrat mais il le deviendra une fois signé par le client. Quand il n’est pas signé, il peut être vu comme une offre de contrat engageant le fournisseur par rapport aux informations qui y sont indiquées (prestation, délai, prix…).

Malgré tout, le devis peut être limité dans le temps puisque le prix d’une prestation ou d’un produit change au fil du temps et de l’évolution du marché. C’est pourquoi il doit être actualisé au terme d’une certaine durée. En principe, le devis est gratuit, mais un professionnel peut proposer un devis payant lorsqu’un déplacement ou une étude plus approfondie sera nécessaire pour son établissement. Il arrive aussi que le professionnel propose de déduire le montant d’un devis de la prestation réalisée par la suite.

L’importance de la rédaction du devis

Le devis n’est pas un document anodin. En fait, son existence peut prévenir de nombreux malentendus dans les relations d’affaires. Il est tout aussi important pour le professionnel que pour le client :

Pour le professionnel

Pour le professionnel, un devis permet d’établir une meilleure relation avec les prospects. Il permet également de rassurer les clients dans la mesure où le devis précise la valeur du produit et des prestations hors taxe. Le devis est également un signe de professionnalisme et un outil efficace pour augmenter le taux de concrétisation d’un contrat : c’est un véritable argumentaire de vente.

D’un autre point de vue, le devis constitue pour le professionnel la preuve de l’existence d’un contrat (Cassation civile 3e, 20 janvier 2015, n° 13-251135) et un élément clé pour faire pencher la balance en sa faveur lors d’un litige avec un client pour non-paiement.

Pour le client

Pour le client, le devis va avant tout permettre de choisir le professionnel à engager. À partir du devis il va pouvoir comparer le prix proposé par différents professionnels pour une même prestation. En outre, le devis va lui fournir des informations sur les méthodes de travail de l’entreprise, sa réactivité et son professionnalisme.

Dans une certaine mesure, le devis va permettre au client de faire des économies. En sachant avec précision les différents postes de dépense, il pourra revoir à la baisse, voire même renoncer à certaines options pour entrer dans ces frais.

Les avantages d’utiliser un logiciel de devis

En raison de son importance, la rédaction d’un devis ne doit donc pas être négligée. Un bon devis, c’est-à-dire un devis conforme à la loi précis et personnalisé, aura certainement des impacts non négligeables sur votre image et donc sur votre activité. Un logiciel de devis peut grandement vous aider à la rédaction de vos devis.

Un devis plus précis

Depuis ces dernières années, le devis a connu des évolutions tant sur la forme que sur le fond. Pendant longtemps, le devis ne se résumait qu’à quelques lignes sur une page Excel. Aujourd’hui, les choses ont changé. Les clients accordent de plus en plus d’importance au design, à l’esthétique, mais surtout aux détails du devis. Il n’est plus rare de voir dans certains domaines, des devis qui peuvent atteindre une vingtaine de pages. Mais seul un logiciel de devis vous permet de rédiger facilement des devis précis avec tous les détails nécessaires.

Un devis personnalisé

Aujourd’hui, les clients attachent également une grande importance à la présentation du devis. Un devis bien présenté et bien cohérent est le signe que vous avez bien pris le temps d’étudier la demande et les besoins de votre client : c’est un véritable outil pour séduire des prospects. L’utilisation d’un logiciel de devis ou de facturation vous permettra de travailler les éléments du design de vos devis : logo, intégration d’images, etc.

Un gain de temps

Enfin, l’autre grand avantage d’un logiciel de devis est qu’il vous permet de gagner beaucoup de temps. Grâce à vos paramétrages (au moment de l’acquisition du logiciel), il vous est possible d’établir un devis en seulement quelques clics sans pour autant craindre d’éventuelles erreurs sur les totaux et les sous-totaux. C’est le cas du logiciel de devis en ligne Gest4U qui propose un module avec des documents créés en quelques clics, aux normes et téléchargeables au format PDF.

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Comment choisir son logiciel de facturation ?

L’édition d’une facture est obligatoire et indispensable pour une entreprise. Et pour se faciliter la vie, il peut être opportun d’utiliser un logiciel de facturation. Cet outil permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de limiter les erreurs et les risques de fraudes à la TVA. Les logiciels de facturation sur le marché sont nombreux. Mais toutes les solutions disponibles ne se valent pas. Gest4U, fait le point sur les éléments à prendre en compte pour bien choisir son logiciel de facturation.

Les critères à prendre en compte

Pour choisir le logiciel de facturation le plus adapté à vos besoins, il est nécessaire de se baser sur les fonctionnalités du logiciel :

  • Gestion des clients : l’outil possède-t-il une fonctionnalité qui permet de gérer les prospects et les clients ? Un logiciel qui permet de gérer à la fois la partie commerciale et la partie facturation est un atout considérable permettant de gagner beaucoup de temps. Cette solution est surtout adaptée si vous devez gérer un nombre important et récurent de clients.
  • Gestion des paiements : la gestion des paiements est une fonctionnalité clé d’un logiciel de facturation. Cela assure un bon suivi financier et facilite la vérification des différents paiements (validé, en cours, en retard) ;
  • Gestion des impayés : il est toujours plus facile de travailler avec un outil qui vous informe en cas d’impayé et permet d’envoyer une lettre recommandée et une mise en demeure ;
  • Gestion des factures et des devis : certains logiciels de facturation ne possèdent pas une fonctionnalité de gestion des devis. Il faut donc vérifier cet élément avant de choisir ;
  • Le degré de personnalisation : la marque de votre entreprise doit transparaître sur vos factures. Votre logiciel doit vous permettre de personnaliser facilement vos factures (logo, design…). Votre entreprise est unique et devrait le rester.

Posez-vous les bonnes questions

Outre les fonctionnalités, il faut également se poser les bonnes questions pour choisir un bon logiciel de facturation :

  • L’outil est-il payant ou gratuit ? La gratuité est souvent synonyme de fonctionnalités limitées ;
  • Est-ce une solution en ligne ou non ? Ici, tout dépend de vos préférences. Une solution en ligne permet de gagner beaucoup de temps et est accessible à tout moment, donc parfaitement adaptée aux indépendants qui sont plus susceptibles d’être régulièrement en déplacement ;
  • Quid de la qualité du service client ? Regardez si la solution que vous vous apprêtez à choisir possède un bon service client pour vous aider en cas de besoin ;
  • Est-ce que la solution est certifiée antifraude TVA ? Il n’est pas obligatoire pour les indépendants de choisir un logiciel certifié antifraude TVA, malgré tout, il est toujours plus judicieux d’en choisir un.

Choisir un logiciel de facturation est décisif pour une entreprise. Il peut avoir des impacts considérables sur le fonctionnement de cette dernière. Gest4U est une solution de gestion comptable spécialement conçue pour les indépendants. Elle possède une fonctionnalité qui permet d’éditer les factures et des devis en plus de la génération des déclarations, de la simulation de charges et cotisations, et bien d’autres fonctionnalités encore.

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Les mentions obligatoires sur les factures

Soumise à de nombreuses règles la facture est un document comptable qui fait partie du quotidien de tout indépendant. Le logiciel comptable Gest4U vous présente les informations essentielles à connaître : à quoi sert une facture ? Pourquoi est-elle indispensable ? Quelles sont les mentions à ne pas oublier ?

Facture : définition

La facture est un document comptable obligatoire qui permet de formaliser la vente d’un service ou d’un bien entre un client et un professionnel (micro-entrepreneur, freelance, indépendant). La facture vient encadrer légalement la transaction et peut servir de preuve pour les deux parties en cas de litige. De même, elle peut être demandée par l’administration en cas de contrôle fiscal. Elle doit donc être réalisée selon un certain nombre de règles pour être valide.

Pourquoi est-il important d’établir des factures ?

Obligatoire dans l’activité du professionnel indépendant la facture va remplir plusieurs fonctions selon la vie de son activité :

  • Commerciale : elle détermine le bien ou la prestation ayant été commercialisés auprès du client. Elle offre aussi la possibilité au professionnel de réclamer toute somme n’ayant pas été réglée dans les temps par l’acheteur.
  • Comptable : elle est un justificatif dans les documents comptables du professionnel, elle peut être répertoriée dans son livre des recettes, son registre des achats, etc. –
  • Juridique : elle fait office de preuve qu’une prestation ou qu’un bien ont bien été commercialités. Le vendeur peut donc légitimement exercer un droit de créance en cas d’absence de paiement ou de retard quelconque.
  • Fiscale : elle justifie auprès de l’administration le droit d’exercer de la TVA et permet le contrôle des impôts.

Une absence de facturation dans le cadre d’une vente de bien ou de prestation de service peut engendrer des pénalités pour le professionnel. Un manquement à cette obligation peut conduire à une amende pénale de 75 000€ et à un redressement fiscal.

Il est important de retenir que chaque facture doit être rédigée en deux exemplaires minimum (un pour le vendeur et l’autre pour l’acheteur) et devra être conservée 10 ans en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Quelles sont les mentions à ne surtout pas oublier ?

Pour vous prémunir d’éventuels litiges et afin que votre facture soit valable auprès de l’administration fiscale, vous vous devez de respecter certaines normes. Parmi les règles à respecter, certaines mentions obligatoires qui devront figurer sur votre facture quel que soit votre régime ou votre typologie d’activité :

  • La date d’édition de la facture
  • Le numéro (unique) de la facture
  • La date d’exécution (dans le cas d’une prestation de service) ou la date de livraison (dans le cas d’une activité de vente)
  • L’identité de l’acheteur (non obligatoire dans le cas d’une vente de moins de 76€)
  • L’identité du professionnel commercialisant un bien ou une prestation
  • L’adresse de livraison des produits / prestations vendues
  • La désignation écrire des produits vendus et prestations effectuées (la mention peut devenir optionnelle dans le cas d’un devis préalablement signé par les deux parties précisant déjà ces informations).
  • Le décompte détaillé (quantité et prix) de chaque produit ou prestation vendue
  • Le prix unitaire (par produit / prestation) et le prix global
  • La majoration de prix (livraison, emballage, etc.)
  • La réduction de prix pratiquée (promotion, remise, etc.)
  • Les informations liées à la TVA : une exonération de TVA ou bien le numéro de TVA intracommunautaire et le taux pratiqué.
  • La somme totale à payer
  • L’indemnité et le taux des pénalités de retard de paiement
  • L’appartenance à une AGA ou CGA

En cas d’absence de l’une de ces mentions obligatoires, le vendeur s’expose à une sanction de 15€ par mention manquante par facture (amende limitée à un quart du montant maximum de la facture).

 Le logiciel de facturation Gest4U vous accompagne !

Equipé d’un module de facturation et de devis, le logiciel comptable Gest4U vous permet de rédiger vos documents facilement et en quelques secondes. Vous pouvez désormais abandonner Word ou Excel pour un logiciel de facturation qui anticipe vos besoins :

  • Pré-enregistrement de vos informations professionnelles
  • Personnalisation de vos factures
  • Suivi commercial de l’état de vos factures : payées ou en attente de paiement, en retard de paiement
  • Téléchargement PDF et stockage de vos documents
  • Base d’entreprises française pré-chargée dans le logiciel

Intégrant un module de devis tout aussi performant, le logiciel de facturation Gest4U vous permet d’être autonome dans votre prospection commerciale ainsi que dans la gestion de vos obligations comptables.

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TVA et micro-entrepreneurs : Comment ça marche ? Êtes-vous concernés ? Quel régime ?

Le passage à la TVA est un élément à ne pas négliger dans sa vie de micro-entrepreneur. Il comprend de nombreuses conséquences et implique des changements dans vos démarches comptables et administratives. Le logiciel comptable Gest4U vous présente les éléments à prendre en compte et comment les mettre en place.

Qu’est-ce que la TVA ?

La TVA est une taxe qui concerne à la fois les particuliers et les professionnels tout au long de leur vie économique. Cette taxe s’ajoute au prix des biens et services qu’ils sont amenés à consommer, elle est ensuite reversée à l’état par les entreprises qui l’auront collectée. En tant que micro-entrepreneur collectant la TVA vous serez concerné par ses deux formes :

  • La TVA Collectée : c’est la taxe que vous percevez sur la vente de vos biens et de vos services et que vous allez devoir restituer à l’état. Le versement de cette taxe se fait généralement lors de vos déclarations CA12 (annuelle) ou déclaration CA3 (trimestrielle ou mensuelle). Elle peut être restituée en une fois si la TVA collectée ne dépasse pas la somme de 1000€.
  • La TVA Déductible : il s’agit de la taxe que vous aurez payée sur vos achats et investissements réalisés au cours de l’année. L’état devra vous restituer cette somme, elle est toutefois généralement déduite de votre TVA collectée sauf en cas de trop perçu par les impôts.

La TVA que vous collectez et payez doit être signalée dans le cadre d’une déclaration de TVA. Vous pouvez choisir la déclaration CA12 (annuelle) ou la déclaration CA3 (mensuelle).

Quand suis-je concerné par la TVA en tant que micro-entrepreneur ?

Vous êtes concerné par la TVA dès l’instant où votre chiffre d’affaires dépasse un certain seuil :

  • Prestations de service : dès 33 200€ de chiffre d’affaires (seuil de tolérance de 35 200€)
  • Activités commerciales et prestations d’hébergement : dès 82 800€ de chiffre d’affaires (seuil de tolérance de 91 200€)

Même si les seuils de chiffre d’affaires du régime de la micro-entreprise ont été doublés (70 000€ pour les prestations de service et 170 000€ pour les activités commerciales et prestations d’hébergement), la franchise en base de TVA n’a pas changé. Déclarer de la TVA ne vous fera pas changer de régime et vous pourrez rester au régime de la micro-entreprise. Attention toutefois, si vous dépassez les seuils de la franchise en base de TVA pendant deux années consécutives vous sortirez du régime de la micro-entreprise vers le régime simplifié.

Il est important de noter que la collecte de la TVA est due dès le premier jour du premier mois de dépassement des seuils de la franchise en base.

Vous pouvez choisir de déclarer de la TVA sans dépasser les seuils de la franchise en base en souscrivant pour l’Option pour le versement de la Taxe sur la Valeur Ajoutée.

Le passage à la TVA est une démarche très simple à appliquer dans notre logiciel comptable Gest4U. Il vous suffit de vous rendre dans votre profil puis de modifier vos informations professionnelles. Dans le champ « Assujetti à la TVA » vous n’aurez qu’à choisir « Oui » puis à indiquer votre mois de dépassement, ainsi le logiciel paramètrera automatiquement vos déclarations, factures et transactions en conformité avec votre nouvelle situation.

Comment savoir si je vais être concerné par la TVA ?

Une surveillance de l’état de votre trésorerie et de votre chiffre d’affaire encaissé pourra vous donner un indicateur de votre situation vis-à-vis de la franchise en base de TVA. Cependant, vous pouvez vous aider d’outils pour visualiser rapidement cette information.

Si vous franchissez les seuils de la franchise en base de TVA, le logiciel vous alerte par email pour que vous ne soyez pas pris au dépourvu. Notre logiciel comptable pour micro-entrepreneurs, Gest4U met à votre service un simulateur. A partir des informations bancaires enregistrées sur votre compte, il vous permet d’estimer quelle serait votre trésorerie et les conséquences d’un passage à la TVA. Disponible à tout moment, il est un atout pour vous aider à anticiper l’avenir de votre activité !

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Quelles déclarations de TVA me concernent en tant que micro-entrepreneur ?

La déclaration de TVA CA12

La déclaration CA12 est une déclaration annuelle de TVA généralement privilégiée par les micro-entrepreneurs débutant leur activité. Elle est peu contraignante en termes de démarches administratives et engendre généralement le versement de deux acomptes au cours de l’année suivante si vous avez collecté plus de 1000€ de TVA. Vous avez également la possibilité d’être remboursé en cas de trop perçu de la part des impôts.

La déclaration de TVA CA3

La déclaration de TVA CA3 se fait de façon trimestrielle ou mensuelle, elle conviendra donc particulièrement aux micro-entrepreneurs collectant et payant beaucoup de TVA. Elle peut aussi être un atout en début d’activité si vous êtes amené à faire de gros investissements comprenant de la TVA. Ainsi vous n’avez pas à attendre une année pour récupérer la TVA que vous aurez payée.

Comment faire ma déclaration de TVA de micro-entrepreneur ?

Depuis notre logiciel de comptabilité Gest4U vous pouvez générer simplement et en quelques secondes vos déclarations de TVA CA12 et CA3. Après avoir édité votre profil fiscal dans la rubrique « Mes déclarations », la liste des déclarations vous concernant vous seront proposées. Grâce à la synchronisation de vos données bancaires et à la classification de vos transactions, le logiciel pourra générer automatiquement et sans erreurs votre formulaire. Pour cela, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton « Générer la déclaration », l’outil vous proposera alors de contrôler les différentes transactions afin de valider son calcul. Une fois les flux vérifiés vous n’avez plus qu’à valider votre déclaration et à reporter les éléments calculés sur votre formulaire officiel. Votre déclaration de TVA restera stockée et classée par ordre chronologique dans le logiciel afin que vous puissiez la retrouver facilement à tout moment.

Qu’est-ce que la TVA change pour mes factures ?

Dès l’instant où vous déclarez de la TVA le fonctionnement de vos factures est impacté. Il vous faudra demander un numéro de TVA intracommunautaire auprès de votre SIE qui devra être mentionné sur vos factures. De même, si vous aviez édité des factures sans TVA au début de votre mois de dépassement, il vous faudra émettre des factures rectificatives. Elles viendront informer vos clients que vous collectez de la TVA et que celle-ci est due auprès des impôts.

Pour faciliter vos démarches administratives et éviter d’émettre des factures rectificatives, vous pouvez anticiper votre dépassement de la franchise en base de TVA. Il vous faudra demander en avance votre numéro de TVA et commencer à éditer à temps des factures et devis comprenant la TVA.

Dans le logiciel comptable, une fois votre profil professionnel mis à jour, les modèles de factures s’adapteront à votre nouvelle situation. Votre seule démarche sera de renseigner votre numéro de TVA dans les paramètres de vos factures afin qu’il s’affiche de façon automatique. La tarification de vos produits ou services vendus sera automatiquement calculée en fonction du taux de TVA que vous aurez déterminé.

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Quels sont les taux de TVA qui me concernent ?

En tant que micro-entrepreneur vous êtes soumis aux mêmes taux de TVA que le reste de la population française. Ces taux sont les suivants :

  • Le taux normal : Il est de 20% et s’applique généralement à la plupart des ventes de biens ou de services.
  • Le taux intermédiaire : de 10% il concerne généralement la restauration.
  • Le taux réduit : appliqué à 5,5% il concerne les produits alimentaires, les cantines, les abonnements de gaz et d’électricité, les livres (physiques et numériques), les prestataires d’énergies renouvelables.
  • Le taux super-réduit : il est de 2,1% et concerne les spectacles vivants, les médicaments, la presse imprimée.

Que vous facturiez différents types de produits ou de prestations, vous pourrez adapter le taux de TVA pour chacune de vos ventes de biens ou services. Vous n’aurez qu’à sélectionner le bon taux et le logiciel fera le calcul pour vous (un taux de 0% est également inclus pour les clients étrangers). De même, vous avez la possibilité de ventiler chacune de vos transactions (achats et ventes) dans la rubrique « Trésorerie ». Ainsi l’ensemble de vos documents comptables et déclaratifs demeureront parfaitement aux normes et sans erreurs !

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Micro-entrepreneur : comment faire ses devis ?

Créer un devis implique pour le micro-entrepreneur de respecter de nombreuses normes : règles générales, mentions liées à l’activité ou au montant de la prestation. Le logiciel en ligne Gest4U, vous présente comment réaliser facilement un document parfaitement conforme.

A quoi sert un devis ?

Un devis est un document qui permet de déterminer les conditions précises d’une transaction entre un client et son vendeur. Le devis, lorsqu’il est accepté et signé par le client, tient alors lieu de contrat entre les deux parties. Toutefois, un client n’est pas forcé d’accepter un devis, il peut solliciter plusieurs professionnels différents avant d’en accepter un.

Il n’est pas obligatoire de réaliser un devis avant chaque vente, mais il sera particulièrement recommandé lorsque le client ne peut pas directement accéder aux biens ou aux services proposés par le professionnel. Ce n’est donc pas le cas de la vente directe puisque les prix sont directement affichés sur les produits vendus.

Pourquoi faire un devis quand on est micro-entrepreneur ?

Réaliser un devis avant une vente comprend de nombreux avantages, il permet de protéger à la fois le professionnel et son client. En formalisant par écrit l’ensemble des tenants et aboutissants de la vente, les deux parties peuvent alors se prémunir contre toute forme d’incompréhension,  ou de conflits une fois la vente formalisée :

  • Pour le client c’est la possibilité de s’assurer de l’ensemble des prestations qui seront réalisées et de la façon dont elles s’organiseront (délai, ordre des prestations).
  • Pour le professionnel, c’est l’assurance (une fois le devis signé par le client) que la prestation qu’il va réaliser lui sera bien payée dans les temps convenus.

De même, le devis peut offrir la possibilité au professionnel de justifier ses tarifs en apportant des précisions sur le nombre d’heures de travail  à réaliser ou des frais éventuels de transport / d’acheminement des biens vendus.

La formalisation d’un devis garanti le sérieux et la bonne réputation de la micro-entreprise. Il établit ainsi une relation de confiance entre les deux parties. Il sera recommandé d’envoyer le devis dans un délai rapide après la demande du client, cela permet de convertir plus rapidement une vente et de montrer la réactivité et le sérieux du professionnel.

Ce document, une fois réalisé (approuvé ou non), devra être conservé pour une durée d’un an.

Quand est-il obligatoire de faire un devis pour un micro-entrepreneur ?

Plusieurs conditions peuvent entraîner l’obligation de rédaction d’un devis, elles peuvent dépendre du montant total de la vente ou de la typologie d’une prestation. A noter que le non-respect de l’information précontractuelle du consommateur peut entraîner une amende administrative jusqu’à 3000€ pour une personne physique.

Les prestations engendrant un devis obligatoire

Lors de la réalisation de certaines prestations, il sera obligatoire pour le professionnel de générer gratuitement un devis pour son client :

  • Les travaux sur des équipements électriques, électroniques ou électroménagers : raccordement, installation, entretien et réparation.
  • Les prestations de dépannage, de réparation, d’entretien pour de la maçonnerie, de ramonage, d’isolation, de menuiserie, de serrurerie, de couverture, de plomberie, d’installation sanitaire, d’étanchéité, de plâtrerie, de peinture, de vitrerie, de miroiterie, de revêtement de murs et de sols et de fumisterie et génie climatique- Les prestations de déménagement
  • Les produits d’optique médicale (verres correcteurs, montures, lentilles de contact et matériels pour amblyopes).

Les montants engendrant un devis obligatoire

Si le montant total des ventes proposées au client dépasse la somme de 1500€ HT, il sera obligatoire pour un professionnel de réaliser un devis. Il existe également des exceptions de prix en fonction de certaines activités qui obligent la remise d’un devis au client :

  • Service à la personne : prix total supérieur ou égal à 100€ TTC / mois
  • Prestation de santé : prix total supérieur ou égal à 70€

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Comment faire son devis ?

La rédaction d’un devis implique le respect de nombreuses normes, il peut s’agir de mentions obligatoires ou de mentions spécifiques à l’activité.

Les mentions obligatoires du devis

Le devis, quels que soient les prestations ou les biens vendus, doivent comprendre les mentions suivantes :

  • Les coordonnées de la micro-entreprise : nom et prénom du micro-entrepreneur, adresse de la micro-entreprise.
  • Le numéro SIREN de la micro-entreprise (il faudra aussi ajouter le numéro RCS pour les commerçants et le n° RM et leur département d’immatriculation pour les artisans).
  • Les coordonnées du client : nom, prénom et adresse.
  • La date de rédaction du devis
  • Le numéro du devis
  • La désignation des prestations de services et / ou produits vendus
  • Le prix individuel des produits / prestations de service : formulés en HT (et en TTC si le micro-entrepreneur déclare de la TVA).
  • Le prix total des prestations / produits facturés
  • L’indication sur la TVA : si elle est applicable ou non (si oui, indiquer le numéro individuel d’identification à la TVA).
  • La date de validité du devis
  • La date d’acceptation du devis

Le document devra être signé de la mention « bon pour accord » ou « bon pour travaux » par le client pour être valide.

L’oubli d’une des mentions obligatoires peut engendrer 1500€ d’amende et jusqu’à 3000€ en cas de récidive.

Mon devis doit-il être payant ou gratuit ? Le devis est en principe un document gratuit en raison de sa dimension commerciale (il est là pour encourager la vente d’une prestation / d’un bien). Il peut toutefois être facturé au client en raison de frais engendrés lors de sa réalisation (analyse précises des besoins du client, déplacement). Le client devra toutefois être informé du montant du devis avant sa réalisation. Il est également possible, en tant qu’argument commercial, de déduire ultérieurement le montant du devis de la facture finale du client.

Lorsque la typologie d’une prestation ou son montant impliquent l’obligation de fournir un devis, il est alors impossible de faire payer ce document. Il devra obligatoirement être gratuit pour le client. Il est également obligatoire pour les activités relevant du bâtiment et de l’électroménager (dépannage, entretien, réparation) d’indiquer sur le devis s’il est émis à titre payant ou gratuit.

Si elles ne sont pas obligatoires, certaines mentions sont fortement recommandées lors de la rédaction de votre devis :

  • Les modalités et la date de livraison de la prestation
  • La date de paiement attendue
  • Le montant des pénalités de retard
  • Le prix horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre
  • Les frais de déplacement éventuels dans le cadre de la prestation ou de la réalisation du devis.

Les spécificités métier du devis

Certaines activités impliquent l’obligation d’indiquer certaines mentions pour rendre le devis valide :

  • Prestations de déménagement : le devis doit comporter l’indication du volume mobilier et le type de voyage prévu (organisé ou spécial).
  • Artisans : l’assurance professionnelle du micro-entrepreneur doit être spécifiée sur le document. Il faudra préciser les informations suivantes : nom de l’assurance, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
  • Service à la personne : il est obligatoire d’indiquer le numéro de la déclaration ou d’agrément du prestataire. De même si le client est mandataire du micro-entrepreneur, il faudra apposer la mention suivante : « Attention, dans le cadre d’un contrat de placement de travailleurs, le consommateur est l’employeur de la personne qui effectue la prestation à domicile. En cette qualité d’employeur, le consommateur est soumis à diverses obligations résultant notamment du code du travail et du code de la sécurité sociale. »

Convertir mon devis en facture ?

Une fois votre devis enregistré, envoyé et accepté par votre client, vous devrez convertir ce document en facture pour formaliser votre vente. Pour cela votre facture devra elle aussi respecter un certain nombre de normes.

Cependant les logiciels comptables en ligne intègrent souvent des fonctionnalités permettant de convertir facilement un devis enregistré en facture.

Pourquoi un logiciel de facturation peut vous aider dans la rédaction de vos devis ?

Se tourner vers un logiciel de facturation peut s’avérer être une bonne solution pour réaliser ses devis en ligne quand on est micro-entrepreneur. Gest4U intègre donc un module de facturation vous permettant de réaliser rapidement et facilement des documents normés. Terminées les erreurs ou oublis pouvant engendrer des conséquences désastreuses ! Téléchargeables en quelques clics et au format PDF, vos devis sont disponibles pour vos clients dans les meilleurs délais.

Le logiciel de devis Gest4U propose également une base d’entreprises françaises directement intégrée dans l’outil. Ainsi vous n’avez plus besoin de rechercher l’ensemble des informations de de votre client (adresse, Siren, contacts), elles sont déjà renseignées dans l’application. Un gain de temps qui vous permettra d’être d’autant plus concurrentiel.

Une fois votre devis validé par votre client, il vous faudra le convertir en facture. Avec le logiciel de devis et facturation pour auto-entrepreneur Gest4U cette opération se fait en un claquement de doigts ! Vous n’avez qu’à cliquer sur « convertir en facture » pour qu’une facture normée soit automatiquement générée et téléchargeable au format PDF. Plus besoin de réfléchir à l’ensemble des normes à ne pas oublier lors de la transformation de votre document, Gest4U le fait pour vous !

Créez vos devis en illimité sur Gest4U !

Le logiciel de facturation est-il utile au micro-entrepreneur ?

Vous êtes allergique à Excel, l’idée de devoir rédiger une facture vous crée des angoisses et la simple évocation des normes à respecter vous fait fuir ? C’est le signe qu’un logiciel de facturation pourra définitivement devenir votre meilleur allié dans votre quotidien de micro-entrepreneur ! On vous présente toutes les raisons pour lesquelles vous devriez vous intéresser à cet outil.

Les factures : une obligation du micro-entrepreneur

Au même titre que le livre des recettes, le registre des achats ou le compte bancaire dédié, la production de factures fait partie des obligations administratives du micro-entrepreneur. Elles lui permettent avant tout de constituer une preuve juridique de leurs ventes en cas de contrôle par l’administration fiscale.

A ce titre c’est un document qui se doit être établit dans les normes déterminées par la loi. De même, il est important de retenir que l’auto-entrepreneur à pour obligation de conserver chaque facture validée pour une durée de dix ans.

Comment faire sa facture ?

Établir une facture aux normes peut être un exercice à la portée de tout professionnel consciencieux de respecter ses règles. En effet si ce document comptable peut être présenté sur n’importe quel support aux choix du micro-entrepreneur (Word, Excel, PDF) il doit toutefois être rédigé correctement.

Toutefois, pour ne pas faire d’erreur et n’oublier aucune des mentions obligatoires, les logiciels de facturation peuvent être d’une grande aide.

Gagnez du temps sur votre administratif !

Le principal avantage que l’on constate lorsque l’on utilise un logiciel de facturation, c’est le gain de temps ! En effet, en vous proposant une interface et un fonctionnement automatisé il vous permet de générer l’ensemble de vos factures en quelques clics. Il n’est plus nécessaire de remplir chacun des champs à la main puisque la plupart seront déjà pré-remplis avec les données de votre micro-entreprise.

Autre avantage : la fin de la corvée de rangement ! Automatiquement classées et numérotées, vos factures vous attendent bien sagement dans votre logiciel. Elles peuvent ainsi être éditées, téléchargées, transférées à vos clients, ou supprimées en quelques secondes. Terminée l’angoisse d’égarer une facture dans les méandres de son ordinateur ou dans sa paperasse, tout est dématérialisé et centralisé !

Enfin, votre logiciel de facturation peut optimiser et faciliter le rapprochement de vos transactions bancaires et de vos factures. En effet, si votre logiciel intègre un module permettant de se synchroniser avec votre compte bancaire vous pourrez associer en quelques clics une recette à l’une de vos factures. Ainsi, le suivi de votre trésorerie devient un jeu d’enfants et constituer votre livre des recettes ne vous prendra plus de quelques secondes.

Ne faites plus d’erreurs sur vos factures

Crainte n°1 de la plupart des micro-entrepreneurs, le respect des normes liées aux factures et la peur de faire des erreurs. Comment la rédiger ? Quelles informations indiquer ? Des angoisses qui seront vite effacées par les logiciels de facturation qui, totalement conformes à la loi, vous permettent de générer des documents parfaitement normés. Vous pouvez alors sereinement proposer une facture à vos clients sans crainte que celle-ci puisse être contestée pour une quelconque faille.

Au-delà des normes, la peur d’oublier une information capitale sur sa facture est très fréquente. En tant que micro-entrepreneur vous n’êtes pas forcément un expert en comptabilité et omettre l’un des champs obligatoire est vite arrivé. A l’aide d’un logiciel de facturation tous les champs de votre document seront à jour et prêts à être remplis avec les informations de votre micro-entreprise. Mentions obligatoires et spécifiques à votre profession seront toutes présentes sur ce document comptable !

Des factures personnalisées et à la portée de tous !

Si respecter les normes est une chose, produire un document personnalisé et esthétique n’est pas toujours évident quand on a ni les outils, ni les capacités nécessaires en informatique. C’est pourquoi les logiciels de facturation proposent souvent des modules permettant la personnalisation des factures (ajout de son logo par exemple). De même, l’interface simple permet à n’importe quel utilisateur de réaliser ce document comptable en peu de temps. Résultat, vous pouvez télécharger en envoyer à vos clients des factures à l’aspect parfaitement professionnel.

Suivez facilement vos paiements !

Un logiciel de facturation ne se limite pas à la génération de vos documents comptables, c’est aussi un formidable outil pour suivre l’évolution de vos paiements ! Voir quelles factures ont été réglées, celles qui sont en attente de paiement ou encore vos brouillons est désormais possible en un coup d’œil. Identifiez facilement vos clients et relancez-les si nécessaire pour le règlement de vos prestations. La gestion de votre trésorerie ne vous prendra plus de temps et votre organisation s’en verra facilitée !

Gest4U génère vos factures

Notre logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur Gest4u intègre un module de facturation destiné aux indépendants. Paramétré pour répondre à vos besoins il vous permet de générer des documents aux normes, personnalisables et téléchargeables au format PDF. Gérez facilement vos impayés à l’aide de la qualification « payée » ou « non payée » sur vos factures et retrouvez tous vos documents sur un espace numérique accessible à tout moment. Enfin, maîtrisez votre trésorerie en associant rapidement et aisément l’ensemble de vos factures à nos transactions bancaires !

Pour vous accompagner dans toute la chaîne de votre facturation, le logiciel de compta Gest4u vous propose aussi un module de devis. Possédant les mêmes fonctionnalités que le module de factures, il vous permet de fournir facilement à vos clients des documents pouvant à terme formaliser une vente.

Créez vos factures en ligne avec Gest4U !

La facture en auto-entreprise ou micro-entreprise

Obligatoire dans le cas d’une vente de bien ou d’une prestation de service, une facture  pour auto-entrepreneur permet de constituer une preuve juridique et un justificatif pour sa comptabilité. Elle est toutefois soumise à de nombreuses règles que l’auto-entrepreneur se doit de respecter. Le logiciel pour auto-entrepreneur Gest4U, vous présente les règles à connaître.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document obligatoire lors de la vente d’une prestation de service ou dans le ou dans le cadre d’une comptabilité d’engagement. Elle permet de formaliser une vente entre un professionnel et son client. Elle viendra définir les conditions de la vente et encadrer légalement les deux parties en cas de contrôle fiscal (prix, type de produit ou prestation vendue, taxes éventuelles, etc.). La facturation d’un micro-entrepreneur est donc une étape à ne pas négliger et pour laquelle il faudra respecter un certain nombre de normes.

Pourquoi faire une facture ?

La facture est un élément indispensable de l’activité du micro-entrepreneur, elle lui permet de remplir plusieurs fonctionnalités :

  • Fonction juridique : elle permet de prouver qu’une prestation a été effectuée ou qu’une marchandise a été vendue. Le vendeur peut ainsi exercer un droit de créance sur tout bénéficiaire qui n’aurait pas réglé le montant de la facture dans les temps exigés.
  • Fonction commerciale : elle établit les conditions de la vente entre le vendeur et son client ainsi que le montant à payer.
  • Fonction comptable : elle demeure un justificatif comptable pour le professionnel, notamment dans son livre des recettes.
  • Fonction fiscale : elle justifie l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et permet le contrôle des impôts.

Comment créer une facture ?

Règles générales concernant les factures

Certaines règles générales sont à connaître et à respecter par les vendeurs pour tous les types de factures. Parmi celles-ci :

  • La rédaction en français de la facture
  • Le délai de transmission de la facture doit se faire au plus tard le jour de la livraison ou de l’exécution de la prestation
  • L’impossibilité de supprimer ou de modifier une facture validée
  • L’édition de la facture en deux exemplaires (un pour le prestataire et l’autre pour le client) en support papier ou électronique.
  • L’émission de facture est obligatoire dans le cas de ventes à distance (vente par correspondance).
  • La numérotation chronologique continue des factures
  • La conservation des factures jusqu’à 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice

Quelles sont les sanctions en cas de facture irrégulière ?

Générer une facture lors d’une vente de bien ou d’une prestation de service est obligatoire. En cas de manquement à cette règle, le professionnel s’expose à une amende de 75 000€ lors d’un contrôle fiscal.

A partir de quel montant facturer ?

De même, le micro-entrepreneur, (selon son activité) peut être amené à avoir des clients professionnels comme particuliers. Selon la typologie du client auquel la facture aura été adressée, des spécificités peuvent exister.

Le client professionnel : créer une facture est obligatoire dès qu’une vente de biens ou de service à lieu entre deux professionnels.
Le client particulier : la facture est obligatoire dès qu’une prestation de service est supérieure ou égale à 25€.

Mention obligatoires

Lorsque vous éditez votre facture, certains champs doivent obligatoirement être mentionnés sur votre document quel que soit votre client.

  • La date d’édition de la facture
  • Le numéro de la facture (numéro unique)
  • La date de livraison ou d’exécution de la prestation
  • L’identité de l’acheteur (si votre facture est inférieure à 76€ cette mention n’est plus obligatoire).
  • L’identité de l’entrepreneur
  • La désignation de l’opération et un décompte détaillé des produits vendus ou des prestations effectuées. (Ce champ peut être ignoré si un devis à préalablement été fait et accepté par le client).
  • Le prix unitaire et global
  • La majoration de prix
  • L’exonération de TVA (si le micro-entrepreneur ne dépasse pas la franchise en base de TVA)
  • La remise de prix éventuellement pratiquée
  • La somme totale à payer

La numérotation des factures est un point capital, elle permet de tracer chronologiquement les ventes du professionnel. Il est donc obligatoire de les numéroter dans le cadre d’une chronologie continue, c’est-à-dire sans « trou » dans le temps. Par exemple, il n’est pas possible d’avoir une liste de factures passant du n°4 au n°6 ; il faudrait impérativement qu’une facture n°5 ait été éditée. De même, un numéro de facture est unique, il ne peut donc pas correspondre à plusieurs factures en même temps. Vous pouvez par exemple choisir une numérotation séquentielle simple (1, 2, 3, 4, 5…etc.) ou une numérotation avec un préfixe (2018-01, 2018-02, 2018-03, etc.).

Mentions spécifiques

Certaines mentions sur votre facture peuvent en revanche être facultatives ou spécifiques à la typologie de votre client (professionnel ou particulier). Vos factures doivent donc être adaptées à la vente que vous allez effectuer et à son client.

Le client professionnel

  • Délai de paiement (date maximum prévue pour le règlement)
  • Taux des pénalités de retard
  • Montant de l’indemnité forfaitaire
  • Mention de l’assurance professionnelle (si le vendeur a souscrit une assurance professionnelle)

Que faire en cas d’erreur de facture ?

Une fois la facture émise il est impossible de la supprimer ou de l’éditer. Une suppression de la facture génèrerait un « trou » dans la chronologie continue des factures et une modification pourrait être assimilée à une falsification de la facture d’origine.

Dans le cas d’une modification de facture, le professionnel est dans l’obligation d’obtenir l’accord du client pour laquelle elle a été émise. Il devra, une fois l’accord obtenu, facturer à nouveau son client en lui adressant une nouvelle facture en remplacement de celle précédemment émise (en faisant référence au numéro de facture de celle qui aura été annulée).

Dans l’éventualité où le vendeur aurait oublié une remise proposée au client il est possible d’établir une note d’avoir. Cette note d’avoir permet d’accorder une remise à postériori en faisant référence à la facture initiale. La note comporte moins d’informations obligatoires qu’une facture, il faut cependant mentionner : la date, le nom et l’adresse de l’entreprise, le nom du client, la date et le lieu d’exécution de la prestation de service, le décompte détaillé en prix pour chaque prestation de service ou bien vendu et le montant total à payer.

Mode de paiement d’une facture

La mention du mode de paiement pour le client n’est pas obligatoire sur une facture, il existe toutefois plusieurs modes de règlement possibles :

  • Chèque
  • Espèces (jusqu’à 1000€ maximum)
  • Virement bancaire
  • Effet de commerce (lettre de change ou billet d’ordre)

Gest4U vous accompagne dans la création de vos factures et devis

Il est commun, lorsque l’on se lance dans le statut d’indépendant, de réaliser ses modèles de facture sous fichier Word ou Excel ; une solution peu onéreuse mais souvent fastidieuse. Le logiciel de devis et de facturation pour auto-entrepreneur  Gest4U, vous permet de profiter d’un outil de génération automatique de factures. Une fois les informations (nom, adresse, siret, etc.) de votre micro-entreprise renseignées dans l’outil, vos modèles de factures sont automatiquement créés et vous n’avez plus qu’à renseigner les champs concernant votre client et vos prestations. De même, l’outil embarque une base de données d’entreprises françaises vous permettant de remplir en quelques clics votre document. Votre facture sera ensuite automatiquement sauvegardée dans l’outil et téléchargable au format PDF. Vous n’aurez plus qu’à la transmettre à votre client !

Mais le logiciel de facturation en ligne Gest4U embarque aussi des fonctionnalités de gestion commerciale ultra simplifiées. En effet, vous pouvez, directement depuis la solution, lier vos factures à vos transactions bancaires ou encore, voir en un coup d’œil quelles factures ont été réglées par vos clients.

Créez vos factures en illimité sur le logiciel de facturation Gest4U !